artistguide.de & regioactive.de geben tipps

Promotion für Konzerte: Wie geht erfolgreiche Pressearbeit?

Artikel veröffentlicht von Backstage PRO Team | 06.07.2011, 16:35

Promotion für Konzerte: Wie geht erfolgreiche Pressearbeit?

Hilfreiche Tipps zur Pressearbeit gibt es in Kooperation mit artistguide.de hier von der PR-Expertin Iris Bernotat.,

In Kooperation mit dem "artistguide" des Popbüros Region Stuttgart bietet regioactive.de allen Musikschaffenden ab sofort Hilfe zur Selbsthilfe. In der ersten Folge fordert die PR-Expertin Iris Bernotat: "Lang lebe die Pressearbeit!"

artistguide.de & regioactive.de: Wir präsentieren euch in loser Folge ausgewählte Themen aus den Bereichen "Bildung", "Live", "Vermarktung", "Tontechnik" und "Recht" [mehr Infos].

Die Autorin: Iris Bernotat PR-Expertin und selbständige Publizistin (www.focusion.de).

Ist klassische Pressearbeit tot, wie immer wieder im Web behauptet wird? Nein. Die Vorteile einer Pressemitteilung und ihrer Verteilung durch Öffentlichkeitsarbeit sind weitreichend, so dass die klassische Pressearbeit sehr wohl noch am Leben ist! Im Zeitalter der neuen Medien werden Pressemitteilungen so angepasst, dass sie euch dabei helfen, wertvolle Promotionarbeit zur Verbreitung eurer Botschaft zu leisten. Eine Pressemitteilung hilft nach wie vor dabei, Medienberichterstattung zu generieren, nur jetzt eben auch auf Blogs, in Podcasts usw. – und sie haben weitere Vorteile beim Marketing im Web 2.0.

Egal wie groß oder klein eure Band ist, ihr werdet von Pressearbeit profitieren. Auch wenn ihr nicht immer die "ganz große Geschichte" zu erzählen habt: ihr habt Stories zu berichten an Musikzeitschriften, Magazine, örtliche Tagespresse, Blogs, Podcasts und andere Publikationen, die euer Genre abdecken. Nur natürlich könnt ihr die Berichterstattung nicht bekommen, wenn ihr nicht darum anfragt, eure Geschichte zu erzählen und einen Medienhype zu starten.

Mit einer langfristigen Strategie und der entsprechenden Pressearbeit lasst ihr die Öffentlichkeit wissen, wer ihr seid, was ihr macht, warum sie euch brauchen. Ihr gewinnt dadurch im Laufe der Zeit eher die Aufmerksamkeit der Journalisten für eine Berichterstattung in den Medien und ihr stärkt dadurch auch eure Fans und das Vertrauen in eure Arbeit, eure Musik und eure Produkte oder Events.

Popbüro Region Stuttgart

Welche Bedeutung es hat, sich auch auf kleinere lokale Medien auszurichten? Viele der wichtigsten Medien erhalten einen beachtlichen Anteil ihrer Berichte über lokale Medien aus der ganzen Welt. So funktioniert die ganze Nachrichtenbranche. Ein Journalist übernimmt eine Meldung und diese kann sich von einer Veröffentlichung zur nächsten weiterverbreiten. So auch in der Musikbranche: Labels, Booker, Festivals usw. brauchen euch und beobachten ständig alle Neuigkeiten und halten die Augen immer weit offen.

Ich möchte euch die Wichtigkeit von Pressemitteilungen verdeutlichen, denn sie liefern den Ausgleich, dass ein Newcomer ebenso viel Chancen hat, die Aufmerksamkeit der Medien zu bekommen wie eine etablierte Band mit einem stattlichen, vertraglich zugesicherten PR- und Werbebudget. Klar, eine Band mit Plattenfirma und Budget kann es sich leisten, seine eigene Promotion-Abteilung und teure Werbeschaltungen zu koordinieren. Aber auch hier wird der Grundpfeiler von der Promotion-Kampagne die einfache Pressemitteilung sein.

 

Wege zu den Medien

artistguide.de: Selbsthilfe für Musiker

Wie komme ich an einen Medienpartner?

Durch Recherche, Freunde und aufmerksames Zeitungslesen! Im Zweifelsfall solltet ihr immer bei dem Medium direkt anrufen und nach dem richtigen Ansprechpartner fragen, jeden Kontakt genau notieren und pflegen. Wann wurde was geschickt? Was wurde ausgemacht und mit wem? Am Telefon oder per E-Mail? Und zur Weiterverarbeitung und Auswertung müsst ihr wissen, worüber dann tatsächlich berichtet wurde. Sind Belegexemplare fürs Archiv angekommen? War der Bericht positiv, negativ oder neutral?

Der Presseverteiler

Beim Aufbau des Presseverteilers kommt es darauf an, dass ihr Journalisten und Medien auch nach den jeweiligen Ressorts wie Musik, Termine/Veranstaltungen, Kultur, Lokales/Regionales, Chefredaktion, usw. und der Mediengattung ordnet, wie Zeitungen/Tagespresse, Publikumszeitschrift, Fachzeitschrift, Wochenblatt, freie Journalisten, International, Nachrichtenagentur, Online-Medium, Blogger, Radio und TV, um je nach Art eurer zu verbreitenden Information sicherzustellen, dass diese auch genau auf euren jeweiligen Kontakt zugeschnitten sind und so mit den passenden Informationen beliefert werden. Notizen zur Erscheinungsweise (monatlich, täglich, wöchentlich,…) und dem Redaktionsschluss helfen euch, die Infos termingerecht zu übermitteln, um eure News oder euer Produkt für eine Rezension rechtzeitig zu platzieren. Die Auflage und das Verbreitungsgebiet des einzelnen Mediums sind später für eine Auswertung der Reichweite bei der Nacharbeitung wichtig.

Tipp: Meist helfen euch die über die Zeit hinweg persönlich aufgebauten Kontakte zu Medienpartnern mehr bei einer Veröffentlichung eurer Mitteilung, als ein Rundschreiben an anonyme Verteiler. Es kann also auch die Qualität eines Kontaktes über einen Abdruck entscheiden, nicht nur die Anzahl der gesammelten Kontakte.

Verteilung und Verbreitung eurer Information an die Presse

Achtet immer darauf, wem ihr welche Informationen zukommen lasst und passt den Verteiler dem Inhalt der Nachricht an. Mitteilungen an die Presse müssen vor Redaktionsschluss eintreffen.

Offline-Medien: ihr solltet unbedingt den jeweiligen Redaktionsschluss beim jeweiligen Medium erfragen und beispielsweise wiederkehrende Termine (wie jeder 10. des Vormonats) in eurem Presseverteiler notieren.

Online-Medien: Hier ist in der Regel eine umgehende Veröffentlichung möglich. (Anm.d.Red.: Das ist theoretisch richtig. In der Praxis müsst ihr wissen, dass auch in einer Online-Redaktion viele Themen auflaufen, Prioritäten gesetzt sind, und dementsprechend nur ein Schritt nach dem anderen getan werden kann)

Tipp: Bei wichtigen Terminen solltet ihr frühzeitig eine Vorankündigung herausgeben.

Pressematerialien können individuell per E-Mail, Post oder Fax versendet oder auch persönlich im Gespräch mit einem Pressevertreter oder der zuständigen Redaktion überreicht werden. Klärt besser vorher ab, auf welchem Wege der Empfänger eure Nachricht erhalten möchte. Zur Arbeitserleichterung für die Redaktion per E-Mail, aber auch wegen unterschiedlicher technischer Standards, sollte der Text nach Rücksprache in dem gewünschten Format als Anhang (z.B. PDF oder offenes Dokument) verschickt werden.

Informationen richtig platzieren

Eine Frage, die in meinen Seminaren immer wieder auftaucht, lautet: Warum bekommt unsere Pressemitteilung kaum Beachtung in den News oder scheitert komplett, wenn die Medien nicht antworten?

Oft wurde der Text nur schnell und notdürftig von irgendjemand verfasst oder die Meldung wurde einfach nur Online gestellt ohne für eine Verbreitung zu sorgen. Ihr müsst eure Texte daher ständig optimieren, um herauszufinden, was für euch am besten funktioniert. Eine starke Überschrift, ein guter Aufhänger, die Aktualität und der Nachrichtenwert sind einige der Faktoren. Das heisst auch:

Presse braucht Anlässe, um zu berichten.

Die größte Herausforderung bei der Pressearbeit generell oder auch beim Schreiben einer Pressemitteilung ist es, die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit zu erlangen oder direkt den Leser zu begeistern – egal ob es ein Agent, Booker, Journalist, Fan, Label oder jemand anderes ist. Natürlich gibt es tausende andere Bands als Mitbewerber, die mit euch um diese Aufmerksamkeit wetteifern. Ihr müsst idealerweise etwas wirklich Besonderes und Spannendes dafür tun, wenn ihr euch von der Masse abheben wollt.

Eine Story finden

Auffallen durch Pressearbeit beginnt mit der Suche nach interessanten Perspektiven, um eure Geschichte zu erzählen. Wenn eure Geschichte oder euer Aufhänger einfach nur todlangweilig ist, dann ratet mal was passiert: Der Rest der ganzen ausgedehnten und zeitintensiven Pressearbeit samt allen Texten für Presse wird auch einheitlich phantasielos sein und wird schlussendlich zu gar keiner Aufmerksamkeit führen. Beim Versuch die beste Story zu finden, gibt es einige Fragen, die ihr euch stellen könnt:

  • Gibt es neue Trends in der Musikbranche, die wir kommentieren können?
  • Gibt es eine andere Wendung oder Sicht, die ich auf eine alte Story oder Meinung wieder einbringen kann?
  • Habe ich bekannte Künstler im Umfeld oder VIPs, von denen ich eine Empfehlung oder ein Zitat bekommen kann?
  • Hat meine Story zeitbedingte Veränderungen?
  • Wie kann ich meine Band oder Songtitel zu aktuellen Ereignissen oder anderen populären Nachrichten einbinden?
  • Hat jemand in der Band eine besondere Auszeichnung oder eine besondere Zertifizierung?
  • Nutzen wir innovative Technologien, mit denen wir uns von anderen abheben?

Die Liste ist endlos. Sicher versteht ihr aber den Punkt, um den es hierbei geht: Eure Stories für eure Berichte legen den Grundstein für euren Erfolg. Wenn ihr loslegt und vorgegebene Möglichkeiten verpasst, habt ihr jedes Mal die Chance auf eine schöne Medienberichterstattung vertan.

 

Umgang mit den Medien

Auf artistguide.de, dem neuen Informationsportal für Bands, gibt es zu jedem Thema eine Übersicht der jeweiligen Ansprechpartner aus der Region Stuttgart.

Pressetexte selber schreiben

Sobald ihr eure perfekte Story habt für einen möglichen Bericht, müsst ihr eure Pressemitteilung erstellen.

Tipp: Bleibt fokussiert! Denkt daran, dass der Empfänger nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung hat, um die Infos zu überfliegen.

Das heißt, die Botschaft muss so schnell und so klar wie möglich ankommen. Alle Angaben, die unnötig sind oder nicht den Wert der Story erhöhen: Streicht sie direkt raus. Konzentriert euch auf die Beantwortung der wer, was, wann, wo, warum und wie-Fragen, verwendet passende Zitate, um die Meldung zu verbessern und lasst den Leser wissen, warum eure Story relevant ist und warum sie diese berücksichtigen sollten.

Wenn ihr seht, dass irgendwelche Details nicht ganz reinpassen, könnt ihr diese später immer noch in einer separaten Ankündigung veröffentlichen. Das ermöglicht euch gleichzeitig die Vorteile eines regelmäßigen Veröffentlichungsplans und verschiedene Zielgruppen besser mit jeder einzelnen Mitteilung zu erreichen.

Die richtige Länge einer Pressemitteilung

Der durchschnittliche Redakteur verbringt nur wenige Sekunden mit dem Lesen einer Pressemitteilung vor seiner Entscheidung, ob diese in den Papierkorb wandert oder weiterverarbeitet wird.

Tipp: Die Länge variiert abhängig vom Storytelling. Allerdings ist eine Seite oder weniger (ca. 500 Wörter oder weniger) zu empfehlen. So können Redakteure die Seite schnell durchgehen.

Was könnt ihr tun, damit ihr wirklich eine Pressemitteilung erstellt und keinen Roman? Hier sind ein paar Tipps, wie es kurz und auf den Punkt klappt:

  • Setzt den Fokus auf die Beantwortung der grundlegendsten Fragen: Wer, was, wann, wo, warum und wie?
  • Legt die Antworten auf diese Fragen fest, bevor ihr zu schreiben beginnt. Formatiert dann diese Antworten in kurze und einfach zu lesende Absätze.
  • Ihr müsst nicht die ganze Geschichte erzählen, um jedes einzelne Detail einzuschließen, das euch dazu einfällt.

Denkt daran, euer Ziel ist es, mit eurer News oder Story das Interesse des Journalisten zu wecken und mit ihm in Kontakt zu kommen, damit er euch für mehr Einzelheiten, für ein Interview, eine Rezension oder einen Bericht kontaktiert und ihr so eine Berichterstattung für mehr Reichweite bekommen könnt.

Die richtige Überschrift

Ohne eine Schlagzeile, die Aufmerksamkeit erregt, wird eure Pressearbeit kaum eine Chance auf eine ernsthafte Wahrnehmung in der Öffentlichkeit haben. Wichtig ist, dass die Nachricht gelesen wird. Und das ist davon abhängig, ob eure Überschrift interessant ist. Fokussiert euren Aufhänger auf die Schwerpunkte und Alleinstellungsmerkmale, die einen wirklichen Nutzen für interessierte Menschen bietet. Achtet auch darauf, dass die Überschrift nicht wie ein billiger Werbeslogan oder ein Anzeigentext rüberkommt.

Tipp:

  • KISS. Keep it short & simple!
  • Drückt euch klar und eindeutig aus.
  • Nie den Leser irreführen durch eine Schlagzeile oder Versprechung, welche die Geschichte nicht liefern kann.
  • Schreibt nicht werbend oder gekünstelt.

Der erste Absatz

Pressemitteilungen sind im Format einer umgekehrten Pyramide geschrieben. Das bedeutet: die wichtigsten Informationen (wer, was, wann, wo und wie) sind an der Spitze platziert, gefolgt von allen anderen kleineren Einzelheiten. Also bringt die Botschaft schnell auf den Punkt!

Tipp: Vermeidet Fachchinesisch. Lest eure Texte vor der Verbreitung Korrektur.

Weniger ist manchmal mehr

Denkt vor dem Versenden von Nachrichten darüber nach, für wen diese Mitteilung überhaupt interessant ist. Beliefert nur jene Journalisten, für die eure Meldung auch von Nutzen ist. Nutzt für eure Information eher Medien wie Stadtmagazine, für Konzerttermine eher Live-Kalender etc.; vermeidet Informationsbeschuss an Ressorts, die nicht im Zuständigkeitsbereich liegen.

Nachhaken!

Fragt höflich und informativ nach, wie es um das Abdrucken eures Textes steht, aber nervt nicht. Redakteure werden täglich mit Informationen überflutet.

 

Kleine Checkliste für Pressetexte, Pressemitteilungen, Presseeinladungen, Biographien, Albuminfos, ....

A. Journalisten entscheiden in den ersten Sekunden, ob eine Information überhaupt lesenswert ist.

Die erste Sekunde Aufmerksamkeit: Wer ist der Absender? Name und Logo gilt der erste Blick. Bereits hier habt ihr die erste Hürde zu nehmen. Kennt das Medium oder der Journalist eure Band bereits? Kennt er euer Engagement in der Region?

Die zweite Sekunde Aufmerksamkeit: Ist die Überschrift aktuell oder das Thema wichtig? Hier könnt ihr punkten als Newcomer. Wenn ihr hier mit dem Schlüsselwort des Tages zum Weiterlesen ködern könnt, seid ihr der Veröffentlichung schon wieder ein ganzes Stück näher.

Die dritte Sekunde Aufmerksamkeit: Steht die wichtigste Botschaft am Anfang? Den Texteinstieg solltet ihr deshalb mit den klassischen fünf W-Fragen gestalten.

B. In allen Pressetexten müssen die Kontakte zum direkten Ansprechpartner, Name, Anschrift, Telefon-/Faxnummer, E-Mail- und Internet-Adressen des für die Presse in dieser Sache relevanten Ansprechpartners mittgeteilt werden.

C. Werden Abbildungen mitgeschickt, müsst ihr dabei auf erstklassige Qualität achten. Motive und Urheberrechtsvermerke sind auf der Bildrückseite und klar den betreffenden Bildern zuzuordnen, auch in Dateieigenschaften bei digitaler Übermittlung.

 

Jetzt oder nie!

Individuelle Konzepte für Bands oder Solokünstler, Pressemitteilungen oder detaillierte Strategien gibt es nicht als generelles Patentrezept, um die Tätigkeiten der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zu planen.

Ich hoffe, der Einblick wird euch mehr Bewusstsein dafür schaffen, wo und wann ein guter PR-Rat oder ein erfahrener Texter unverzichtbar ist, um eure Musik, Events und Produkte weiter nach vorne zu bringen mit dem Ziel: Gute Beziehungen mit Medien und Fans für ein gezielt aufgebautes Bild in der Öffentlichkeit.

Ich wünsche euch viel Erfolg.

Iris Bernotat

 

Über die Autorin: PR-Expertin und selbständige Publizistin. Veröffentlichungen und Tätigkeiten mit Schwerpunkten Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Medienkooperationen, Sponsorenakquise, Marketing, Management und Events für nationale und internationale Independent Künstler und Top-Acts. PR für preisgekrönte Filmproduktion: "Full Metal Village" und Firmen wie AFM Records, BMG/Gun, Drakkar, Focusion, Napalm Records, Nuclear Blast GmbH, MC Films Intl., Sony Music Entertainment, SPV, Universal Music, Universal Pictures. Webseite: www.focusion.de

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