Mit Vorlage: Was ist ein Catering Rider und welche Informationen sollte er enthalten?

Im Vorfeld einer Tour sind zahlreiche Details zu klären. Ein wichtiges davon ist die Verpflegung der Künstler/innen und weiterer Mitreisender auf der Tour, die in der Regel in einem Catering Rider festgehalten werden. Worum es sich dabei handelt und welche Infos er enthalten sollte, thematisiert der folgende Artikel.

In der Welt der Veranstaltungsbranche ist ein reibungsloser Ablauf entscheidend, um unvergessliche Konzerterlebnisse für das Publikum zu schaffen. Einer der entscheidenden Aspekte hinter den Kulissen für das Wohlbefinden von Künstler/innen und Bands ist das Catering.  

Hier kommt der sogenannte Catering Rider ins Spiel. Bei diesem handelt es sich um ein Dokument, das detaillierte Informationen darüber enthält, welche Art von Verpflegung und Getränken während einer Veranstaltung benötigt werden.

Die Bedeutung des Catering Riders

Ein gut ausgearbeiteter Catering Rider trägt maßgeblich dazu bei, dass sich die Künstler/innen während ihrer Tournee oder ihres Auftritts wohlfühlen und ihre Energie auf der Bühne voll entfalten können. Gutes Catering kann sich direkt auf die Qualität der Performance und somit auch auf die Zufriedenheit des Publikums auswirken.

Der Catering Rider soll dafür sorgen, dass die kulinarischen Bedürfnisse der Künstler/innen und ihrer Crew erfüllt werden. Er entspricht dabei einem essentiellen Bestandteil des Vertrags zwischen Veranstalter/innen und Künstler/innen oder Bands und ist Teil des Advancings einer Tour.

Wichtig: Die nachfolgenden Informationen beziehen sich primär auf einen Catering Rider eines Artists auf seiner/ihrer eigenen Tour. Je nach Größe können unterschiedliche Catering Rider existieren, zum Beispiel für Club-, Arena- und Festival-Shows.

Was gehört alles zu einem Catering Rider?

Hier sind die wichtigsten Elemente, die in einem Catering Rider enthalten sein sollten:

Essenspräferenzen: Der Rider enthält eine Liste mit kulinarischen Vorlieben der Künstler/innen. Dies kann eine Vielzahl von Anforderungen umfassen, wie vegetarische, vegane, glutenfreie, laktosefreie oder andere spezielle Ernährungspräferenzen.

Einige Künstler/innen haben möglicherweise auch religiöse oder kulturelle Einschränkungen, die bei der Auswahl der Mahlzeiten berücksichtigt werden müssen. Es sollte beispielsweise klar sein, welche Sorte Fleisch angeboten wird.

Natürlich ist es wichtig, entsprechende Gerichte richtig zu kennzeichnen - ein V allein reicht bei den gleich beginnenden Wörtern "vegetarisch" und "vegan" nicht aus, sondern sollte ausgeschrieben sein. 

Getränke: Neben dem Essen gibt der Catering Rider auch an, welche Getränke zur Verfügung gestellt werden sollen. Die Getränke können eine breite Palette von Optionen umfassen, von Wasser über Softdrinks bis hin zu alkoholischen Getränken wie Bier, Wein oder Spirituosen.

Oft haben Künstler/innen auch bestimmte Markenpräferenzen für ihre Lieblingsgetränke, wie beispielsweise Motörhead, die auf ihrer Tour 2002 neben Jack Daniels und Jim Beam auch nach Ländern unterschiedliche Bier-Wünsche hatten.

Allerdings sollte man seine Wünsche nicht überziehen: Sogar bei großen internationalen Stars gehen viele Veranstalter/innen inzwischen aus Gründen der Nachhaltigkeit davon ab, teure ausländische Marken eigens für den Auftritt zu beschaffen und behelfen sich mit günstigen einheimischen oder regionalen Produkten.

Neben den Getränken im Backstage-Bereich der Musiker/innen und ihrer Crew sind auch die gesonderten Getränke für die Bühne separat anzugeben, da man ansonsten Gefahr läuft, für den eigentlichen Auftritt keine mehr übrig zu haben. In den meisten Fällen handelt es sich um stilles Wasser in kleinen PET-Flaschen und reguläres Bier, aber natürlich sind die Geschmäcker ganz verschieden.

Catering-Zeiten: Der Rider legt fest, zu welchen Zeiten das Catering verfügbar sein sollte. Dies hängt normalerweise  mit dem Tournee- oder Veranstaltungsschema zusammen, einschließlich Soundchecks, Proben und natürlich der Hauptperformance. 

Dazu kommen auch die Einsatzzeiten der Crew, welche bestimmen, zu welchen Zeiten es Frühstück, Mittagessen und Abendessen geben soll, je nach Größe der Produktion. Vereinzelt wird auch noch ein After-Show-Snack aufgeführt oder es wird sich auf ein Buy-Out geeinigt. 

Ein Buy-Out ist eine vereinbarte Summe pro Person der Travel Party, die der Veranstalter dem Tourmanager übergibt, damit dieser sich eigenständig um die Versorgung kümmern kann. 

Anzahl der Personen/Travel Party: Ein wichtiger Aspekt des Catering Riders ist die Angabe der Personenzahl, die der Catering-Service versorgen muss. Diese umfasst nicht nur die Künstler/innen selbst, sondern auch ihr gesamtes Team, einschließlich der Bandmitglieder, Roadies, Techniker/innen und anderen Crewmitgliedern. 

In besonderen Fällen, zum Beispiel bei Konzerten in der Heimatstadt, kommt es auch vor, dass externe Leute mit ins Catering eingeladen werden und Catering-Anbieter/innen dementsprechend darüber informiert werden müssen.

Backstage-Bereich: Der Rider spezifiziert den gewünschten Ort für das Catering-Setup. In der Regel wird der Backstage-Bereich bevorzugt, da er den Künstler/innen einen einfachen Zugang zum Catering bietet, ohne die Venue verlassen zu müssen. 

Dies ermöglicht es ihnen, sich vor und nach der Show entspannt zurückzuziehen. Je nach Größe der Venue wird entweder ein eigenes Buffet aufgebaut oder es wird Essen geliefert. 

Erfahrungsgemäß kann es in manchen Ländern auch vorkommen, dass es ausschließlich einen Payout bzw. Buy Out gibt, da die Venue keine Kapazität für ein entsprechendes Catering bietet. Dies habe ich persönlich vor allem in England erlebt. 

Auf Festivals gibt es in der Regel einen größeren gemeinsamen Bereich für sämtliche Künstler/innen des Festivals, in dem sie sich mit Essen und Trinken versorgen können.

Allergien und Unverträglichkeiten: Um mögliche gesundheitliche Probleme oder Notfälle zu vermeiden, werden im Catering Rider auch bekannte Allergien oder Nahrungsmittelunverträglichkeiten der Künstler/innen und ihrer Teams angegeben. Diese Informationen sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Catering keine gesundheitlichen Risiken darstellt.

Zusätzliche Anforderungen: Je nach den individuellen Bedürfnissen der Künstler/innen können auch spezielle Anforderungen aufgeführt werden. 

Dazu können eine bestimmte Art von Obst, Snacks, Kaffee- oder Teepräferenzen oder kulturelle Spezialitäten gehören. In manchen Fällen enthält der Catering Rider auch Wünsche nach gewissem Equipment (z. B. Kühlschrank, Wasserkocher, Kaffeemaschine) oder sogar nach besonderen Kochmöglichkeiten.

Es ist immer ein kleines Spiel, ob wirklich all diese Punkte von den jeweiligen Veranstalter/innen eingehalten werden und eine Auslegung der Band und des Tour Managers, wie wichtig die 100%-ige Einhaltung ist. 

Es soll vorkommen, dass Bands extra ein außergewöhnliches Item auf den Catering Rider setzen, nur um zu sehen, ob dieser auch wirklich gelesen wurde. Ist dieser Gegenstand dann tatsächlich vor Ort, haben die Veranstalter/innen schon einmal einen Pluspunkt.

Beispiel eines einfachen Catering Riders

Wie man diese Infos dann alle gut in einen Catering Rider verpackt, zeigt das folgende Beispiel der fiktiven Band Harmony Five. Die Infos können als PDF übernommen und vorab zu den jeweiligen Veranstalter/innen geschickt werden.

Wie bei jedem Dokument, das zum Advancing gehört, darf auch hier der jeweilige Kontakt des Tour Managers beziehungsweise der Tour Managerin nicht fehlen und sollte in Form von Name, E-Mail Adresse und Telefonnummer angegeben werden.

Dieser Catering Rider ist sehr simpel und nicht für größere Shows und Produktionen geeignet, jedoch vermittelt er einen ersten guten Eindruck, wie man einen Catering Rider aufbauen kann.

Vorlage: Catering Rider Harmony Five

Es ist kein Geheimnis, dass Harmony Five gerne Party machen, aber wir haben auch gerne einen schönen Ort, um uns vorzubereiten, bevor wir auf die Bühne gehen. Die Band und die Crew ziehen es vor, 2 Stunden vor dem Auftritt ihr warmes Abendessen zu haben.

Anzahl der Personen: 8

Wenn keine warme Mahlzeit verfügbar ist, beträgt die Auszahlung 15 Euro pro Person.

Bei Ankunft bitte bereitstellen:

• Obst und Gemüse

• ausreichend Getränke (siehe unten)

• Sandwiches und Snacks

Essen:

• Bitte bereiten Sie eine warme Mahlzeit für 4 Veganer und 4 "Normalesser" vor.

• Je ein warmes Gericht (kein Fisch, keine Pilze, kein Chili sin/con carne)

• Frühstück am Morgen (einschließlich Kaffee). Falls nicht vorhanden, werden 10 Euro pro Person gezahlt.

Getränke:

• Ausreichend Wasser (mit und ohne Kohlensäure), mindestens 1,5 Liter pro Person

• Wir lieben Bier und davon reichlich. Bitte mindestens 2 normale Kisten mitbringen.

• 6 Energy Drinks (Red Bull) und 6 Flaschen Softdrinks (Cola, Fanta, Sprite, etc.)

• 1 Flasche Gin (Bombay oder Gordon's) plus Tonic Water und Limetten

• 1 Flasche irischer Whiskey (Jameson, Tullamore Dew, usw.) plus Ginger Ale

• EISWÜRFEL (Wir lieben kalte Getränke!)

Extras für die Bühne:

• 6 saubere Handtücher. Bitte, bitte, bitte. Danke!

• 10 x 0,5l Flaschen Wasser für die Bühne