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Weniger ist oft mehr

6 Tipps für das Verschicken von Pressemitteilungen und Newslettern per Email

Tipps für Musiker und Bands von Daniel Nagel
veröffentlicht am 24.09.2021

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6 Tipps für das Verschicken von Pressemitteilungen und Newslettern per Email

Emails und Newsletter sind nach wie vor ein wichtiges Marketinginstrument. © Ekaterina Bolovtsova via pexels.com

Das Versenden von Pressemitteilungen per Mail zählt zu den wichtigsten Aufgaben der Pressearbeit, aber wie so häufig steckt der Teufel im Detail. Sechs Tipps haben wir hier für euch zusammengestellt.

Wir gehen für den Zweck des Artikels davon aus, dass Ihr einen Verteiler mit Email-Adressen erstellt habt und regelmäßig Pressemitteilungen oder Newsletter verschickt. 

Ob ihr dabei als Solokünstler, als Band im eigenen Interesse oder als Dienstleister, Angestellter oder Mitglied für einen Club, einen Verein, eine andere kulturelle Institution oder ein Unternehmen handelt, spielt dabei nur eine Nebenrolle. Die folgenden Tipps sind für alle Arten von Pressearbeit per Mail anwendbar.

Wählt einen aussagekräftigen Betreff

Wer Newsletter mit dem Betreff "Newsletter" versendet, vergibt damit eine wichtige Möglichkeit, die Neugierde des Lesers auf den Inhalt schon beim Erhalt zu wecken. Stattdessen setzt der Versender voraus, dass der potentielle Leser schon deshalb die Mail öffnet, weil ihn Informationen dieses Absenders interessieren. Das ist aber keineswegs immer der Fall.

Vermeidet daher unbestimmte oder serienmäßige Titel wie "Newsletter Nr. 54" oder "Aktuelle Mitteilung vom 12. Februar 2021". Nutzt stattdessen den Betreff, um zu verdeutlichen, worum es in der Meldung eigentlich geht. Ziel muss es sein, Interesse beim Leser zu schaffen. 

Der Betreff sollte daher nicht zu kurz, aber auch nicht zu lang sein und die wesentlichen Informationen enthalten. Veröffentlicht ihr ein neues Album, geht auf Tour oder möchtet die Empfänger über ein besonderes Projekt informieren? Dann schreibt es in den Betreff. Das gilt unabhängig davon, ob ihr im eigenen Interesse tätig seid oder Pressearbeit als Dienstleistung erledigt.

Doppelungen oder Wiederholungen sind übrigens gar kein Problem. Nehmen wir an, die Band Mähdrescher veröffentlicht ein neues Album. Selbst wenn die Band ihren Newsletter von einem Mailaccount mit diesem Namen verschickt, schadet es nicht in den Betreff zu schreiben "Mähdrescher veröffentlichen neues Album".

Fasst euch kurz!

Die Länge einer Pressemitteilung sollte eine Seite DIN-A-4 nicht übersteigen. Für Alben- und Tourneeankündigungen genügt oftmals eine halbe Seite. Konzentriert euch auf die wichtigsten Informationen (Wer? Was? Wann? Wo?) und stellt die tatsächliche Neuigkeit in den Vordergrund.

Besonders ausführliche Rückblicke auf die Vergangenheit und langatmige Bandbiografien (einschließlich Aufzählung aller Preise, die ihr jemals gewonnen habt) solltet ihr tunlichst vermeiden. Aber natürlich sind einige zentrale Informationen über den Gegenstand eurer Pressemitteilung sehr erwünscht, z. B. die Namen der Bandmitglieder, aber auch ein Ansprechpartner mit klar erkennbaren Kontaktdaten plus Link zu den Social-Media-Profilen.

Eine kurze Bandbiographie oder eine einleitende Bezugnahme auf letztere größere Ereignisse sind hingegen nützlich. Weitere Tipps für das Verfassen von Pressetexten speziell für Bands und Solo-Acts findet ihr hier.

Je komplizierter das Thema eurer Pressemitteilung ist, desto schwieriger wird es, alle Aspekte auf engem Raum zu behandeln. Zum Glück müsst ihr das auch gar nicht. Eine Pressemitteilung verfügt nicht die Absicht, alle Feinheiten eines Projekts im Detail zu beschreiben, sondern soll Journalisten, Fans und andere Interessierte kurz informieren. Habt also Mut zur Reduktion auf das Wesentliche!

Verzichtet auf Textanhänge

Viele Pressemitteilungen bestehen aus einer kurzen Mitteilung in Form einer Mail, an die ein Word- oder PDF-Dokument angehängt ist. Es mag Gründe dafür geben, innerhalb eines Unternehmens oder einer Band Dateien zu verschicken, aber es macht keinen Sinn, diese Dateien auch an Externe zu versenden.

Den Text der Pressemitteilung in einer optisch gut aufbereiteten Mail zu verschicken, der das Logo der beteiligten Unternehmen, Institutionen oder Organisationen enthält, reicht im Normalfall völlig aus.

Das Verschicken von Dateien verursacht nur unnötige Arbeit, weil jeder Empfänger die Datei eigens öffnen muss. Bei 10 Mails in der Woche ist das kein Problem, bei 10 Mails pro Stunde macht es sehr wohl einen Unterschied.

Besonders PDFs sind für die Pressearbeit denkbar ungeeignet ist, weil sie nicht dafür gedacht sind, dass man Inhalte leicht herauskopieren kann. Genau diese Anforderung sollten Pressemitteilungen aber erfüllen.

Es gibt allerdings Ausnahmen: Es macht keinen Sinn, längere Texte von dutzenden oder hunderten Seiten wie Studien, Berichte oder Gesetzestexte als Text-Mail zu verschicken.

Außerdem ist es möglich, dass ein Kunde, Partner oder gar die Institution, für die ihr arbeitet, darauf besteht, ein PDF zu verschicken. In diesem Fall bietet es sich an, den Inhalt des PDFs einfach auch in der Mail vollständig wiederzugeben. So macht das beispielsweise die Initiative Musik.

Vermeidet offene Verteiler

Der Klassiker. Auch im Jahr 2021 sind offene Verteiler keineswegs ein Phänomen der Vergangenheit. So spannend es auch für den Empfänger zu lesen ist, wer alles bei euch im Verteiler steht, so problematisch ist es doch für den Versender, da schnell der Eindruck der Unprofessionalität entsteht – von den resultierenden Datenschutzproblemen ganz zu schweigen.

Wenn ihr herkömmliche Email-Programme verwendet, achtet daher dringend darauf, dass ihr die Einstellung BCC (Blind Carbon Copy) benutzt, damit die anderen Empfänger nicht sehen können, wer sonst noch die Mail erhalten hat.

Gerade bei großen Verteilern bietet es sich an, ein professionelles Programm zur Versendung von Newslettern zu nutzen. Davon sind eine ganze Reihe erhältlich, die meisten jedoch kostenpflichtig. 

Solltet ihr für eine größere Institution, einen etablierten Act oder ein Unternehmen arbeiten, sind Strukturen zur Versendung von Newslettern wahrscheinlich schon vorhanden. Wenn ihr als Newcomerband an den Start geht, müsst ihr diese Strukturen vermutlich erst entwickeln.

Keine Email-Flut

Niemand mag gerne eine unablässige Flut von Emails erhalten. Bei Bands ist das weniger ein Problem, aber es gibt Veranstalter, die jede einzelne Veranstaltung mit einer eigenen Mail ankündigen oder (noch schlimmer) zehn neu bestätigte Veranstaltungen in jeweils einer eigenen Mail.

Diese Vorgehensweise erzeugt aber nicht nur einen gewaltigen internen Aufwand, da irgendwer diese Mails ja verfassen und mit Bildmaterial ausstatten muss, sondern es kann schnell die Empfänger nerven, unabhängig davon, ob es sich um Musikfans oder Journalisten handelt. Außerdem besteht die Gefahr, dass diese Nachrichten als Spam eingestuft werden.

Wie bereits geschrieben, sollten Pressemitteilungen einen Anlass haben. Gibt es viele Anlässe, beispielsweise einen stetigen Strom von Konzerten, Aufführungen, Shows oder anderen Veranstaltungen in einer spezifischen Location wie einem Club oder einem Theater, so bietet es sich an, eine Wochen- oder Monatsübersicht zu verschicken. Besondere Highlights könnt ihr im Betreff erwähnen.

Versendet passendes Bildmaterial

Dabei handelt es sich um ein aktuelles Pressebild oder mehrere Bilder des Künstlers, der Band oder der Veranstaltung. Achtet darauf, dass die Rechte an dem Bild bei euch liegen und das Bild möglichst flexibel einsetzbar ist. Wenn mehrere Bilder vorhanden sind, schadet das niemals.

Näheres könnt ihr in dem Artikel Pressefotos – diese elementaren Fehler sollten Bands und Musiker unbedingt vermeiden nachlesen.

Viele weitere Tipps haben wir in den Artikeln So gelingen euch starke und aussagekräftige Bandfotos und Fünf Tipps für bessere Pressefotos von Musikern und Bands zusammengestellt.

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