Ratgeber für DIY-Veranstalter: Worauf du bei selbstorganisierten Konzerten achten solltest (Update!)

Live-Events kommen langsam zurück, wenn auch (noch) unter bestimmten Voraussetzungen. Willst du statt fortgesetzter Flaute lieber selbst Konzerte veranstalten? Doktor Nic gibt einige Basis-Tipps für alle, die genau jetzt auf eigene Faust aktiv werden möchten.

Update, 18. Oktober 2021: Nach Hinweisen in den Kommentaren haben wir den Artikel überarbeitet und um verschiedene Aspekte erzgänzt. Herzlichen Dank für das aufmerksame Lesen!

In der Regel steht auf der einen Seite die Band, die live spielen möchte, auf der anderen ein Veranstalter oder auch Promoter, der das Konzert für diese Band organisiert. Aber es war schon immer eine gute Erfahrung für Musiker/innen und Bands, selbst Konzerte auf die Beine zu stellen. Dieses DIY-Engagement stärkt das Verständnis für den Aufwand eines solchen Tages bzw. Abends.

Das Organisieren von Gigs für andere Bands bringt zudem noch gute Kontakte ein – auf Gefallen folgen Gegengefallen. Zu guter Letzt macht das Veranstaltersein Spaß und bringt, sofern man sich klug anstellt, auch Geld ein. Aber wie klappt das?

Selbst wenn du nur hin und wieder mal ein Konzert für befreundete Bands oder dein eigenes Projekt organisieren möchtest: Je unternehmerischer du denkst, desto mehr Erfolg wirst du mit ihnen haben. Daher geht mancher Tipp hier vielleicht schon über das hinaus, was du ganz am Anfang benötigst. Entscheidend ist: Denk dich rein und gehe dann jeden Schritt, so wie er für dich möglich und sinnvoll ist.

Zeige Präsenz

Wenn du planst, dem einen Gig für deine eigene Band und ein paar befreundete Acts noch mehr folgen zu lassen, dann solltest du (irgendwann) erkennbar als Konzertveranstalter nach außen treten. Denk dir je nach Genre oder Art der Veranstaltungen einen passenden Namen aus und baue dir eine kleine Internetpräsenz auf.

Für die Promotion deiner zukünftigen Events sind Social Media Kanäle wie Facebook, Instagram und auch LinkedIn sehr wichtig. Deine Hauptvisitenkarte ist aber deine Homepage.

Eigene Medienkanäle werden sowieso wieder wichtiger; für große Veranstalter z.B. beim Ticketverkauf. Viele Bookingagenturen renommierter Künstler arbeiten auch nicht mit Veranstaltern, deren Onlinepräsenz darauf schließen lassen kann, dass keinerlei Werbung gemacht wird. Genauso sind mögliche Sponsoren in erster Linie an einer professionellen Außenwahrnehmung interessiert.

Kläre deine (steuer-)rechtliche Situation ab!

Ein ganz wichtiger Punkt für eigentlich alle, die im Musikbereich freiberuflich arbeiten möchten: Finanzamtscheck! Buchst du nur hin und wieder mal ein Konzert und streichst dir vielleicht auch ein paar Euro ein, wird es wahrscheinlich reichen, beim Finanzamt Bescheid zu geben, dass du einen Nebenerwerb hast.

Als Kleinunternehmer mit einem steuerpflichtigen Jahresumsatz von weniger als 22.000 Euro musst du keine Umsatzsteuer zahlen. Für Konzerte, d.h. für Veranstaltungen bei denen die Musik im Mittelpunkt steht, gilt zudem der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7%. Weitere Informationen zur Umsatzsteuer bei Konzerten findest du in diesem Artikel.

Unternehmen oder Verein?

Wenn du dich im Laufe der Zeit professionalisierst und geschäftlich weiterentwickelst, empfiehlt es sich aber, einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Möglicherweise bietet es sich an eine GbR oder eine GmbH zu gründen? Den dafür nötigen Gewerbeschein musst du bei der zuständigen Behörde beantragen, deren Name sich je nach Bundesland unterscheidet.

Möchtest du das Ganze dauerhaft auf unkommerzieller Basis handhaben, musst du darauf achten, transparent zu halten, wofür die Erlöse eingesetzt werden. Eine Vereinsgründung ist eine mögliche Option, allerdings muss der eingetragene Verein gewisse Anforderungen erfüllen, beispielsweise eine Mindestzahl von Mitgliedern umfassen sowie eine Satzung und einen gewählten Vorstand samt Vorsitzenden besitzen. Schließlich muss der Verein ins Vereinsregister eingetragen werden.

Eine Alternative bietet die Gründung einer gGmbH, einer gemeinnützigen GmbH, welche die Vorteile einer Unternehmensgründung mit den Steuervorteilen des Gemeinnützigkeitsrechts. So ist eine gGmbH von Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer befreit und darf (wie Vereine) Zuwendungsbestätigungen für Spenden ausstellen. 

Wohin geht dein Publikum?

Das größte Problem kleiner Veranstalter war bis dato die stetige Abnahme der Konzertgänger, die kleine Musikclubs besuchen, um neue Acts zu entdecken. Wie sich das Ganze nun nach anderthalb Jahren verhält, in denen so gut wie nichts passiert ist, kann man bisher nur erahnen.

2021 stand im Zeichen der G-Regelungen (Geimpft, Getestet, Genesen) und erleichterte dadurch schon einiges. Je nach Bundesland können Konzerte wieder stattfinden, solange es Einlasskontrollen und Datennachverfolgung gibt. 2G-Regelungen, denen man derzeit häufiger begegnet, lassen die Testpflicht weg, weil in Deutschland auch nach und nach die kostenlosen Schnelltests abgeschafft werden. Dann gilt, dass nur Geimpfte oder Genesene Zutritt erlangen bzw. in manchen Bundesländern noch einen teuren PCR-Test.

Während Strandkorb- und Abstandskonzerte teilweise restlos ausverkauft waren, haben insbesondere kleinere Clubs große Schwierigkeiten, weil deren Kapazität es nicht zulässt, unter Abstandsregelungen Konzerte zu veranstalten. Einige werden erst wieder öffnen "wenn es vorbei ist" und wenn auch die Menschen wieder mehr auf Konzerte gehen.

Die richtige Location finden

Daher musst du beantworten: Wo würde dein Publikum – Stand heute – gerne und sorgenfrei ein Konzert genießen? Egal ob du in deiner eigenen Stadt oder gleich durch das ganze Land verteilt Konzerte organisieren willst, du musst die Liveszene dort kennen und einschätzen können.

Welche Musikclubs oder Spielstätten gibt es? Unter welchen Coronaauflagen können oder möchten sie aufmachen? Gibt es viele Studenten und wie ist die generelle demographische Lage? Gibt es überhaupt eine Szene für beispielsweise Metal/Punk oder andere Subkulturen? Viele passende Locations findest du in der Locationübersicht von Backstage PRO.

Je nachdem wo man Konzerte veranstaltet, muss man sich dem vorhandenen Publikum anpassen. Kleinstädte und Dörfer haben meist eine weniger ausgeprägte Szene an Konzertgängern. Ist man aber beispielsweise die einzige Musiklocation eines bestimmten Genres in einem Umkreis gleich mehrerer Städte, kann man sich den "Dorffaktor" auch zu Nutze machen.

Lebt man in einer Großstadt wie Hamburg oder Berlin, muss man vor allem darauf achten, nicht im Überangebot an kulturellen Aktivitäten unterzugehen.

Wie gehe ich kleiner D.I.Y-Veranstalter mit den G-Regeln um?

Was ich derzeit bemerke ist, dass die Angst vor dem bürokratischen Aufwand langsam abnimmt. Verschiedene Apps und Services, darunter die offizielle Corona-App ermöglichen ein problemloses Check-In der Gäste, digitale Impfausweise können ganz einfach gescannt werden.

Das ist eine Umstellung, aber bereitet euch auf eine ernsthafte Veranstalterkarriere vor, denn QR- oder Bardcordescanner sollten ab dem Moment, an dem ihr Tickets im Vorverkauf habt, sowieso zu eurem Equipment gehören. Derzeit genügt es aber auch, euch die Nachweise kurz zeigen zu lassen – lasst euch nur nicht linken und seid auf der Hut vor Fälschern!

Unter welchen Coronaauflagen ein Club öffnen kann, entscheidet das Bundesland. Ob unter diesen Bedingungen dann auch Konzerte stattfinden, entscheiden die Betreiber/innen des Ladens. Sie können Konzerte mit 2G oder 3G stattfinden lassen – oder es ganz bleiben lassen. Das solltest du also klären, wenn du eine Venue anfragst.

An den ganzen Papierkram denken

An Künstler/innen für Konzerte zu kommen ist nicht schwer. Mit einem Veranstaltungsort in Kontakt treten auch nicht. Der allergrößte Fehler, den junge Promoter machen ist, sich nicht mit dem bürokratischen Aspekt eines Livekonzertes auseinander zu setzen. Hier eine kleine Abfolge der Dinge, die man zu regeln hat:

Vertrag

Ich würde heutzutage keine Band mehr einladen, ohne einen Vertrag aufzusetzen, in dem die vereinbarte Gage, die vereinbaren Konditionen usw. festgehalten werden. Das Muster eines Vertrags (noch ohne Berücksichtigung der Corona-Problematik) findet ihr hier.

Wenn ihr regional Konzerte veranstaltet, solltet ihr auf den Gebietsschutz achten, d.h. verhindern, dass von euch gebuchte Bands ein weiteres Konzert in unmittelbarer Nähe spielen. Bei ganz kleinen oder neuen Bands ist das weniger ein Problem, aber je größer die Acts sind, desto wichtiger wird dieser Aspekt.

Wichtig ist es, sich hier finanziell abzusichern, falls die Band kurzfristig das Konzert absagt. Auch hier sollte seit der Pandemie abgeklärt sein, was im Falle eines Ausfalls passiert. Ein Ausfall kann derzeit viele Gründe haben: Coronaausbruch im Club/in der Stadt/im Land, verschärfte Auflagen, Krankheitsfall in der Band usw. Klärt hier unbedingt mit den zuständigen Behörden ab, was euch im Falle eines ausgefallenen Konzertes zusteht und was der Band!

GEMA-Gebühren

Klärt im Voraus sowohl mit der Band, ob ihre Songwriter "bei der GEMA sind", also einen Wahrnehmungsvertrag mit der GEMA abgeschlossen haben. Die Band ist nicht verpflichtet, den Veranstalter darauf ungefragt hinzuweisen. 

Wenn der oder die Songwriter der Band keinen Wahrnehmungvertrag abgeschlossen haben, ist die Veranstaltung dann GEMA-frei, wenn auch sonst keine GEMA-pflichtige Musik in deren Rahmen gespielt wird (z. B. Hintergrundbeschallung in den Pausen).

Für Bands, die GEMA-pflichtiges Repertoire spielen, variieren die genauen Abrechnungsmodalitäten nach Art der Veranstaltung. Für Konzerte gilt der Tarif U-K, der die Entrichtung einer GEMA-Gebühr in Höhe eines Prozentsatzes der Ticketeinnahmen vorsieht.

Hier gibt es eine Übersicht der GEMA-Tarife

GEMA Anmeldung

Die Anmeldung und die eingereichte Musikfolge zeigen der GEMA, welche Songs von welchen Künstlern bei eurer Veranstaltung dargeboten worden sind. Bei einem Konzert einer Band, die einen Wahrnehmungsvertrag mit der GEMA abgeschlossen hat, erhalten die Songwriter Tantiemen. Wohlgemerkt die Songwriter und nicht diejenigen, die auf der Bühne stehen.

Wer darauf verzichtet, seine Veranstaltung bei der GEMA zu melden, kann durchaus Glück haben und "unter dem Radar" fliegen. Allerdings sollte so kein professioneller Veranstalter agieren, denn früher oder später fällt die Tätigkeit der GEMA auf. Dann werden Nachzahlungen fällig – einschließlich Mahngebühren. Die Anmeldung und Einreichung von Musikfolgen lässt sich übrigens online erledigen.

Künstlersozialkasse (KSK)

Veranstaltungsunternehmen sind i.d.R. verpflichtet in die Künstlersozialkasse einzuzahlen. Unternehmer sind verpflichtet, für Gewerke die KSK-pflichtig sind, entsprechende Abgaben zu zahlen, unabhängig davon, ob der gebuchte Künstler über die KSK versichert ist oder nicht. 

Informiert euch auch bitte hierzu genau zu eurem individuellen Fall, um auf der rechtlich sicheren Seite zu sein: Hier findest du die FAQ der KSK

Quittungen und Buchführung

Einnahmen und Ausgaben sollten in jedem Fall erfasst werden. Du tust dir selbst keinen Gefallen mit Zettelwirtschaft auf Bierdeckeln. Je mehr Konzerte du veranstaltest und je größer diese werden, desto unübersichtlicher wird deine Buchhaltung.

Lasse dir Quittungen über Barzahlungen von den Künstlern unterschreiben, speichere Rechnungen vom Veranstaltungsort, Technikvermieter oder sonstigen Gewerken und behalte eine Übersicht!

Sei klug mit deinem Ticketverkauf

Es gibt viele Wege, Tickets für Events unter die Leute zu bringen. Die beliebtesten sind natürlich online. Zahlreiche Onlineportale bieten dir kostenlos oder für wenig Geld schon super Plattformen, auf denen du deine Ticketlinks versenden kannst und eine Übersicht über deine Bestellungen hast. Auch hier musst du allerdings darauf achten, dass ein Tickervorverkauf zu deiner Zielgruppe passt. Brauchst du beispielsweise einen VVK für ein Kneipenkonzert lokaler Künstler an einem Dienstagabend oder setzt du hier nicht eher ganz auf die Abendkasse?

Tickets sind ein guter Weg, um ein Konzert "aufzuhypen" und gleichzeitig eine Vorstellung davon zu bekommen wie erfolgreich die Show sein wird. Verkaufst du sie Online, benötigst du auch eine Möglichkeit, die vorgezeigten Tickets zu scannen. Onlineanbieter haben dafür Apps, lokale Clubs führen öfter auch Namenslisten. Hast du so etwas nicht, läufst du natürlich Gefahr, dass deine Tickets gefälscht oder mehrfach vorgezeigt werden.

Wenn du einen VVK nutzt, ist ganz wichtig, dass du meistens erst nach dem Konzert deine Einnahmen ausgezahlt bekommst und nicht in Echtzeit bei jedem Kauf!

Werbung für Konzerte

Werbung ist immens wichtig, war noch nie so unkompliziert und gleichzeitig noch nie so schwer wie heute. Du musst deine Ticketverkäufe auf sozialen Netzwerken mehr denn je präsentieren, denn Außenwerbung wie Flyer oder Plakate laufen auch trotz der Lockerungen und der Öffnung von Bars und Restaurants eher mäßig. Trotzdem erreichst mit sozialen Netzwerken auch nicht immer alle, weshalb Presse, Radios und Webseiten mit Lokalbezug deine Kampagnen abrunden sollten!

Gestalte deine Kampagnen entsprechend der Zielgruppe deines Events und entsprechend deiner Umgebung, sei kreativ und nutze alle Tools, die das Netz dir gibt! Nimm die Bookingagentur oder die Band selbst mit ins Boot für die Verbreitung, mache Verlosungen u.a.m. Seit Corona ist das Netz natürlich voll mit Werbung weshalb du wohl auch nicht darum herum kommst, auf Facebook und Instagram Anzeigen zu schalten und damit in Vorkasse zu gehen. Posten in Facebookgruppen und eine Instagram-Story täglich werden den Job wohl eher nicht machen.

Viele weitere Artikel zum Thema Werbung und Promotion findest du hier.

Die Bands sind dein Kapital

Gerade neue Veranstalter sollten darauf achten, professionell aufzutreten. Jeder Musiker kennt Veranstalter, die einem das Blaue vom Himmel versprechen und dann abtauchen. Realistische Zielerwartungen auf beiden Seiten verhindern Enttäuschungen – und schlechte Erfahrungen sprechen sich unter Musikern sehr schnell herum. 

Wer auf der Suche nach Bands ist, kann einen Blick in den Artist-Pool bei Backstage PRO werfen. Dort finden sich zahlreiche Bands aller Genres.

Achtung: Als Veranstalter gehst du in Vorkasse

Dieser Punkt ist aus jedem Blickwinkel heraus wichtig und in diesem Moment schalten für gewöhnlich leider viele Promoter ab…

Trotzdem muss ich betonen: Du solltest kein Veranstalter werden, wenn du keinerlei finanzielle Mittel mitbringst. Mit 0 Euro auf deinem Bankkonto bricht dir dein erster Misserfolg nämlich schon das Genick.

Was, wenn du zu wenig zahlende Gäste hast, um die Band(s) zu bezahlen? Was, wenn du nicht genügend beiseite gelegt hast, um am Ende des Jahres deine GEMA-Rechnung zu bezahlen? Du solltest immer genügend Puffer haben, um Engpässe auszugleichen.

Läuft dein Konzert nicht gut, ist das nicht zwangsläufig deine Schuld, denn niemand kann die Menschen dazu zwingen auf ein Konzert zu gehen. Wenn du aber zu wenig Geld einnimmst und dies dann zu Lasten der Acts geht, die dann trotz Absprache nicht, zu wenig oder viel zu spät bezahlt werden, versaust du dir sehr schnell deinen Ruf als Veranstalter.

Als Promoter lebst du vom Publikum, aber auch von der Reputation deiner Events. Wenn du nicht bereit bist, in Vorkasse zu gehen, kannst du ganz schnell den Anschluss verlieren. Deshalb ist es wirklich extrem wichtig, keine Konzerte zu veranstalten, wenn dich ein Verlust von 100 Euro in den Ruin treibt.

Das waren soweit meine Tipps – was sind eure Erfahrungen mit Veranstaltungen? Macht euch das Dasein als Promoter Spaß oder ist es den Aufwand nicht wert? Und vor allem, wie geht ihr mit der derzeitigen Situation um? Mich würde interessieren, ob ihr mehr oder weniger Publikum erwartet!