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An alles gedacht?

Checkliste für Konzertveranstalter: die wichtigsten 10 Punkte

Spezial/Schwerpunkt von Daniel Nagel
veröffentlicht am 26.08.2019

konzertorganisation veranstalter

Checkliste für Konzertveranstalter: die wichtigsten 10 Punkte

Bei der Organisation von Konzerten steckt der Teufel oft im Detail. © MKB

Die Bands sind gebucht – doch jetzt fängt die Arbeit erst an. Veranstalter müssen alle möglichen Dinge bedenken. Die 10 wichtigsten haben wir hier für euch zusammengestellt.

Kommunikation (Werbung & PR)

Ort, Zeitpunkt und Datum des Konzerts stehen fest – jetzt muss es nur noch die Zielgruppe erfahren. Lasst nichts unversucht: Von Online-Werbung bis Ankündigungen in lokalen Zeitungen und (bei entsprechendem Budget) Plakaten solltet ihr alle Register ziehen. Auch die Band sollte eifrig mittrommeln – es ist ja schließlich ihr Auftritt.

Programmplan

Der Ablauf eines Konzertabends muss zeitlich genau geplant werden: Wann ist Get-in für die Bands? Wann findet der Soundcheck statt? Wann ist Einlass? Wann betreten die Bands die Bühne? Wann ist das Konzert vorbei? Ein Programmplan, der allen Beteiligten vorliegt, ist daher unerlässlich. Zu klären ist auch: Welche Musik läuft in der Umbaupause bzw. vor und nach dem Konzert?

Bühnenaufbau & Betreuung

Bei kleinen Konzerten ist es in der Regel notwendig, dass die Bands selbst Hand anlegen, meistens unterstützt von Stagehands. Wichtig ist nicht nur zu klären, wer für Aufbau und Abbau zuständig ist, sondern auch, wer welches Equipment dabei hat und ob es möglich ist, Absprachen bezüglich der Backline zu treffen. Außerdem wichtig: Wer greift während des Konzertes ein, wenn technische Probleme auftreten?

Sound- und Lichttechnik

Große Bands bringen ihre eigenen Licht- und Soundtechniker mit, aber bei kleineren Acts greifen Veranstalter meistens auf vor Ort vorhandenes Personal zurück. Das muss kein Nachteil sein, kennen diese Techniker doch die Gegebenheiten vor Ort in der Regel am besten. Ein guter, von den Bands vorab geschickter Stage Rider erleichtert allen die Arbeit.

Veranstalterhaftpflichtversicherung

Grundsätzlich haftet jeder Ausrichter von Veranstaltungen für Schäden und Unfälle, die während der Veranstaltung (sowie während Auf- und Abbau) entstehen. Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung übernimmt die möglicherweise beträchtlichen Kosten von Sach-, Personen- und Vermögensschäden.

Die Versicherung I’M SOUND (sponsored link) kann man sogar bis kurz vor Veranstaltungsbeginn eines Konzertes mit bis zu 500 Besuchern per App abschließen. Die App ist im Google Play Store und AppStore unter "I’M SOUND" zu finden. Weitere Informationen zur Veranstalterhaftpflicht der Mannheimer Versicherung findet ihr hier.

Catering

Nach einer langen Autofahrt freut sich jeder Künstler über kühle Getränke und etwas zu essen. Kümmert euch also um gute Verpflegung, aber klärt vorher, ob sich unter den Musikern Vegetarier und Veganer befinden. Auch nach der Show sollten Erfrischungen parat stehen.

Abendkasse/Einlasskontrolle

Im Vorverkauf erworbene Eintrittskarten abreißen oder an der Abendkasse kassieren – ihr braucht Personal, um sicherzustellen, dass auch wirklich nur Leute die Veranstaltung besuchen, die auch Karten erworben haben. Schließlich sollte am Einlass auch die Gästeliste vorliegen, auf der von Sponsoren über Journalisten bis zu Freunden des Hauses oder der Bands diejenigen verzeichnet sind, die freien Eintritt haben.

Security

Irgendwas kann ja immer passieren, daher sollten Veranstalter auch an die Sicherheit bzw. das Sicherheitsbedürfnis von Band und Besuchern denken. Security-Personal sollte für einen geregelten Ablauf der Veranstaltung sorgen und im Fall von Störungen schnell eingreifen.

Übernachtungsmöglichkeiten

Ob der Veranstalter der Band eine Übernachtung in einem Hotel oder einer Pension bezahlt, ist Verhandlungssache. Allerdings kann der Veranstalter bei der Band punkten, indem er auf möglicherweise vorhandene kostenlose oder kostengünstige Übernachtungsmöglichkeiten hinweist oder diese sogar organisiert.

GEMA

Veranstalter sollten sich von der Band die Setlist geben lassen, denn diese benötigen sie, um bei der GEMA eine sog. Musikfolge einzureichen. Bei GEMA-pflichtiger Musik stellt die GEMA dem Veranstalter eine entsprechende Rechnung, für GEMA-freie Musik dient sie als Nachweis, dass tatsächlich keine bei der GEMA registrierten Kompositionen gespielt wurden.

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