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Selbst veranstalten: Von der Entstehung einer Idee zu den ersten Schritten der Planung

Tipps für Musiker und Bands von Nadja Thomsen
veröffentlicht am 10.11.2016

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Selbst veranstalten: Von der Entstehung einer Idee zu den ersten Schritten der Planung

Manchmal braucht es einfach die richtige, eigene Idee für eine Veranstaltung. Der Brueckenaward in Mannheim ist ein tolles und erfolgreiches Beispiel. © MKB 2016

Ihr wollt euer eigenes Event kreieren? Etwas ganz Neues, etwas neues Altes, etwas Wiederbelebtes, etwas Verrücktes? Am Anfang steht dieses Kribbeln, wenn die Idee heran reift. Aber wie formulierst du sie und definierst erste Schritte?

Bei Backstage PRO gaben wir dir zuletzt Tipps, was wirklich wichtig ist, wenn ihr mehr Gigs an Land ziehen wollt. Von allen diesen notwendigen Maßnahmen im Rahmen der Konzertakquise abgesehen, gibt es eine weitere Option: Selbst veranstalten – das bringt euch Auftritte und erweitert euer Netzwerk! Wichtige Punkte dazu sind:

  • Gibt es eine Location, die man mieten und für ein Konzert nutzen kann?
  • Hat deine Region vielleicht schon viel zu lange auf ein eigenes, hochkarätiges Festival gewartet?
  • Termin und Location sind kein Problem, aber wer wird mit euch das Risiko teilen, bei der Erstausgabe aufzutreten? Finde likeminded Acts bei Backstage PRO!

Eins steht fest: "Eine gute Idee lohnt sich"! Das sagte uns zum Beispiel Reinhard Köhler, als sein "Generationen-Event" über die Bühne gegangen war. Auch der Mannheimer Brückenaward ist ein tolles Beispiel dafür (aktuelle Booking-Ausschreibung). Wir haben daher einige Tipps für euch, die Ideenfindung und erste Schritte eurer Veranstaltungsplaung betreffen:

Inspirationsquellen

Der erste Schritt einer jeden Veranstaltung ist die Geburt der Idee. Diese kann durch verschiedenste Anreize entstehen, wachsen, verworfen werfen und wieder aufkommen – ob bewusst und geplant oder unbewusst.

  • Die wohl offensichtlichste Inspirationsquelle ist die Übernahme eines Formates – also wenn etwas schon Etabliertes aufgegriffen wind.
  • Ebenfalls recht eindeutig ist, dass Ideen aus (negativen) Erfahrungen bei und mit anderen Veranstaltungen hervorgehen können. Wenn zum Beispiel die Tontechnik auf einem besuchten Konzert sehr zu wünschen übrig gelassen hat, ist das ein Anreiz "es besser zu machen". So banal das auch scheint, kann es doch einen Gedanken ins Rollen bringen, aus dem eine Idee wachsen kann.
  • Weniger offensichtlich, aber nichtsdestoweniger wahrscheinlich, ist ein Wunsch, der der eigenen Fantasie entspringt und ohne besondere externe Anstöße existiert. Etwas, das es noch nicht gibt. Ein genreübergreifendes Projekt vielleicht, die Verbindung verschiedener Kunstarten, die für dich besondere Bedeutung haben. Gerade neue uns ungewöhnliche Kombinationen reizen immer wieder das Publikum – vor allem in der Szene – und so sollten auf den ersten Blick verrückt erscheinende Ideen nicht sofort verworfen werden.
  • Einen weiteren Anstoß kann der Reiz des Komplizierten liefern. Manchmal, vielleicht auch aus der Not heraus, oder aber mit einem bestimmten Ziel. Wie wäre es beispielsweise damit, ein Konzert vollständig ohne Budget zu planen? Sprich, die Finanzierung auf Einnahmen aus Eintritt, Werbung oder ähnliches zu basieren. Oder ein Event an einem sehr ungewöhnlichen Ort stattfinden zu lassen?

Der Fantasie sind gerade in der Ideenfindung keine Grenzen gesetzt und oft lohnt es sich, auch eine fixe Idee einen Schritt weiter zu denken.

Das Ziel vor Augen

Schon zu Beginn der Planung, bei der Entstehung der Idee, kann es hilfreich sein, das Ziel so klar wie möglich zu formulieren:

  • Wenn die Idee beispielsweise aus negativen Erfahrungen hervorgeht, was genau will man selbst besser machen?
  • Wie genau soll das Endprodukt aussehen?

Dafür lohnt es sich, vor dem inneren Auge die angedachte Veranstaltung zu besuchen. Ohne alle Bedenken, ohne Planungsschritte im Hinterkopf, das Ziel wie einen Traum betrachten unter der Annahme, dass alle Ressourcen zur Verfügung stünden, die man benötigt. Oder lieber ein frisch abgeerntetes Stoppelfeld und ein Truck mit Bühne auf dem Dach? Diese Vorgehensweise kann sehr helfen, die Idee konkreter werden zu lassen.

Hast du deine Veranstaltung schon im Kopf, geht’s ans Festhalten und Verschriftlichen. Das hilft dir, das Ziel vor Augen zu behalten und sie nächsten Handlungsschritte sinnvoll zu planen. Unter den zahlreichen Methoden besticht die SMART-Methode als Handwerkszeug, das Struktur in die Planung bringt.

SMART steht für:

Specific (Spezifisch)
Measurable (Messbar)
Achievable (Attraktiv/ angemessen)
Realistic (Realistisch)
Timely (Terminiert)

SMART ist nur eine von vielen Möglichkeiten der Zieldefinition, die dich auf deinem Weg unterstützen können – ausprobieren lohnt sich.

  • Die ersten beiden Punkte (specific, measurable) sorgen dafür, dass das Ziel nicht schwammig und interpretationsoffen sondern konkret und eindeutig wird.
  • Durch den dritten und vierten Punkt (achievable, realistic) werden die Ideen aussortiert, die nur in der Traumvorstellung realisierbar sind.
  • Der letzte Punkt (timely) gibt eine zeitliche Struktur vor und holt die Idee damit näher an die Gegenwart, was sie real und greifbar werden lässt.

Aus einem konkreten Ziel lassen sich die nächsten Handlungsschritte logisch ableiten und die Planung zeitlich bestens regeln. Du planst von groß nach klein, was die Gefahr mindert, etwas Essentielles zu übersehen. Deine Idee ist ein Stoppelfeld mit besagtem Truck? Stoppelfelder gibt’s nur im Herbst, damit ist die Zeit von einem Kalenderjahr schon einmal auf zwei Monate eingegrenzt usw…

Und auch, wenn die Planung mal stagniert, kann ein klares Ziel als Motivator dienen und leistungsorientiertes Denken fördern. Es macht also durchaus Sinn, sich die Zeit zu nehmen um sich eingehend damit zu beschäftigen.

Smarte Ziele aus den grenzenlosen Inspirationsquellen ziehen und diese zu Erfolgen werden lassen – ist gar nicht so unwahrscheinlich kompliziert, wie man zunächst vermuten mag. Mit Kreativität, Motivation und Durchsetzungswille steht der Umsetzung deines eigenen Veranstaltungskonzepts recht wenig im Wege.

Hast du selbst bereits Erfahrung mit dem Veranstalten eigener Events gemacht? Welche Tipps kannst du anderen geben, die eine Idee mit sich herum tragen?

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