Funkstille! Diese Fehler halten Veranstalter davon ab, auf deine Email zu antworten

Die klassische Bandbewerbung per Mail. Immer noch gängig, aber selten wirklich effektiv. Woran kann es liegen? Doktor Nic hat da so seine Erfahrungen gemacht. Er hat selbst schon viele Tausend verschickt und mehrere Hundert erhalten.

Mal ganz davon abgesehen, dass Veranstalter, Promoter, Clubbesitzer etc.pp. einen Himalaya an Bandmails in ihren Postfächern anhäufen, gehört auch einfach eine gute Portion Glück dazu, dass deine Mail überhaupt gelesen wird. Es gibt jedoch ein paar grundliegende Fehler, die man vermeiden kann, um seine Mail von vornerein attraktiv für seinen Leser zu machen.

Ich habe die meisten dieser Fehler selbst schon gemacht und nun fallen sie mir in der Rolle als Veranstalter umso mehr auf. Hier also meine Top-Flaws bei der Email-Bewerbung. Ich benutze als Beispiel den Bandnamen "The Ingos". Die Band ist natürlich rein fiktional.

Die Domain

Vermeidbare Fehler fangen bereits bei der Email-Domain an. Von einer privaten web.de-Adresse werden die wenigsten Profis eine professionelle Anfrage erwarten. Domains mit den Schlagworten "Booking", "Management" oder "Promotion" im Namen suggerieren Mühe und Professionalität. Mit der Domain der Band-Webseite könnt ihr ebenfalls eigene, entsprechend benannte Postfächer einrichten (booking@the-ingos.yx). Macht euch vorher schlau, welche Provider gut sind. Einige kostenlose Domainprovider haben die Schwäche, sofort im Spam-Ordner zu landen.

Der Betreff

Das ist das erste was gelesen wird und schon hier kann man viel falsch machen. Die meisten Betreffzeilen, die ich erhalte, sind entweder zu enthusiastisch oder zu trocken formuliert. Generell gilt: Ich muss im Betreff schon alles an Infos haben: Bandname, Art der Tour, Musikrichtung, Herkunft.

Ein schönes Beispiel wie man es nicht machen sollte:

"The Ingos LIVE, Die aufstrebende Indie-Pop Kapelle auf Ihrer ersten Tour durch Deutschland!! GIG GESUCHT!!!"

• Erstens erschlägt mich das mit Großbuchstaben und Ausrufezeichen.
• Zweitens: vermeidet (auch im Rest der Mail) Vokabeln wie "aufstrebend". Aufstrebend, neu, frisch, jung oder "mit großem Potenzial" bedeuten so viel wie: "unbekannt".
• Drittens: "Kapelle" ist zu salopp.
• Viertens: Ich weiß, dass ihr einen Gig sucht, wenn ihr mich anschreibt. "Gig gesucht" könnt ihr euch sparen. Gebt mir lieber Termine/Zeiträume.

Ein anderes Negativbeispiel: "Show gesucht"

Hier weiß ich überhaupt nichts, außer dass da jemand mal schnell auf der Bahnfahrt ne Mail raushauen wollte. Solche Mails locken mich nicht, weil ich für mehr Infos erst die Mail öffnen und lesen muss. Die stoßen mich eher ab, weil ich nicht die nötigen Infos bekomme.

Inhaltlich stehen die meisten Veranstalter auf "langweilige", sachliche Betreffzeilen.

"Show-Offer: The Ingos (Indierock, DE) 28.11. oder auf Anfrage"

In diesem Betreff weiß ich worum es geht. Sagt mir die Band was, werde ich auf jeden Fall reagieren, weil mich das Booking vielleicht in Zukunft interessiert. Sagt mir die Band nichts, habe ich Musikrichtung und Herkunft schon parat. Bei bekannten Acts reicht oft: "The Ingos – November-Tour Bookings”

Viele kleinere Bands wollen die trockenen "Show-Offer"-Betreffs umgehen:

"In Zeiten der Popmusik, in denen alles nur noch gleichklingt, kommen The Ingos aus den Tiefen Baden-Würtembergs, um die Feuer der Leidenschaft in euren Herzen zu entfachen!" – klingt lustig, ist aber vollkommen unnötig und selbstverständlich zu lang. Hin und wieder öffnet ein Promoter schon mal so eine reißerische Mail, aber dann habt ihr einen mit Humor erwischt.

Kurz und knackig

Der Inhalt der Email sollte schlank und rank und auf das Wesentliche beschränkt sein. Ich arbeite wie die meisten Kollegen auch mit einem Mailprogramm, welches die Mail nicht in Gänze auf den Screen schickt. Lasst mich also nicht unnötig lange scrollen.

Ein kurzer Text wer ihr seid, was ihr alles erreicht habt, wieso ihr auf mich/meine Stadt aufmerksam geworden seid. Ein paar Meilensteine der Bandhistory, die Dates, die ihr sucht, die, die schon gebucht sind (extrem wichtig! So sehe ich potenzielle Konkurrenzorte, aber auch auf welchem Level ihr Gigs gebucht bekommt) und alle Bandlinks. Embedded ein kleines Bandfoto.

Ich empfange Mails, die mit der vollständigen Bandbio anfangen. Mich interessiert aber nicht, dass Drumer Klaus im September 2014 von Peter ersetzt worden ist, es sei denn, Peter ist ein weltberühmter Schlagzeuger. Ich brauche auch keine Email, die vollgepackt ist mit Bildern, die ich nicht öffnen kann, tausend Zahlen und der vollständigen Konzerthistory. Macht euch darüber Gedanken, was für den Veranstalter, den ihr anschreibt, relevant ist.

Habe ich beispielsweise vor einem Monat eine Band aus eurem Genre gebucht und die Show lief sehr erfolgreich auf Facebook, nehmt das als Aufhänger! Wenn ihr eher unbekannt seid, und ich persönlich mache hauptsächlich "kleine" Bands, überzeugt mich, dass ihr Geheimtipp-Potenzial habt. Habt ihr schon eine ganze Reihe Gigs gespielt, gebt mir was, womit meine Zuschauer etwas anfangen können. Mich interessiert als Aachener zum Beispiel weniger, wenn ihr auf dem Tiroler Domfest gespielt habt. Wart ihr aber letztes Jahr viel in den Grenzgebieten in den Niederlanden unterwegs, wird das interessant für mich. Wart ihr noch nie in meiner Ecke, hilft ein guter Youtube-Link, ein Streaming- oder Downloadcode. Das sind Basics.

Achtet auf euer Image

Bewerbungen sind immer tricky. Findet heraus, wo eure Stärken liegen. Von vielen Bands lese ich sowas wie: "Seit über 15 Jahren on the road!". Wenn ihr nach 15 Jahren on the road in meinem Miniclub spielen wollt, muss ich davon ausgehen, dass sich bei euch in 15 Jahren nicht sehr viel getan hat – sorry.

Grundsätzlich ist es natürlich total okay, wenn man nicht die Ambition hat an ein bestimmtes Ziel zu kommen und gut damit lebt, 15 Jahre lang Kleinclubs zu bespielen. Aber in der Regel sind Bands, die nach Tourdates fragen, schon am Weiterkommen interessiert. Und da ist Dienstalter kein wirkliches Argument. Das würde ich weglassen.

Sympathischer ist mir, wenn ihr nach gerade mal zwei Jahren Bandgeschichte schon durchs ganze Land getourt seid. Das kommt aber auch auf die Veranstaltung an. Ein gewisses Dienstalter suggeriert natürlich Erfahrung und Professionalität, aber das vermittelt ihr mir bestenfalls durch eure Musik!

Der Ton macht die Musik

Genauso wichtig ist der richtige Umgangston. Sehr gestelzte und hoch formelle Anfragen sind zum Beispiel nichts für DIY-Shows. Ich will auch Bock haben mit euch zu arbeiten. Daher seid entweder professionell und geschäftsmäßig, wenn die Art der Veranstaltung (Festivals zum Beispiel) das verlangen oder schlagt sonst einen netten Umgangston an.

Fasst euch kurz und gebt mir alle Infos, die ich brauche, plus noch vielleicht eine kleine Besonderheit, die eure Show einzigartig macht.

Ein Negativbeispiel zur oben erwähnten viel zu langen Mail:

"The Ingos aus Deutschland suchen eine Show im Mai. Mit freundlichen Grüßen, The Ingos". Mails dieser Art erhalte ich erschreckend oft. Mein Lieblingsbeispiel: "Hello, we are Punkband from Serbia. Do you have a paid gig?”

Antwort nach 24 Stunden

Es gibt nichts Ärgerlicheres für einen Veranstalter, erst auf eine Bewerbung zu antworten und dann wieder eine Woche nichts zu hören. Wenn ich viel um die Ohren habe, habe ich euch dann schon wieder vergessen und mein latentes Interesse verloren. Wenn ich total Bock auf die Show habe und ihr mir nicht antwortet, weil am Wochenende alle in Urlaub sind, verliere ich auch das Interesse.

In jeder medienbezogenen Branche gilt: Mails werden binnen 24 Stunden beantwortet. Wir Veranstalter brauchen unsere Zeit, weil wir Termine checken müssen, in Mails ertrinken usw. In dem Fall der Bandbewerbung wollt ihr aber was von uns, daher habt ihr auch zügig zu reagieren. Es reicht auch, wenn ihr schreibt "Danke für deine Antwort, nach dem Wochenende melden wir uns mit den Details" – so weiß ich, da ist jemand hinter. Lasst mich nicht auf Rider und Infos warten und wickelt zügig ab.

Deals gehören nur in die erste Mail, wenn ihr ein großer Act seid

Für mich als kleinen DIY-Veranstalter gibt es das No-Go: Konditionen bereits in der ersten Mail (Bewerbungsmail) angeben. Wenn wir uns noch nicht kennen, ich nicht weiß, was mich da erwartet, halte ich es persönlich für recht arrogant, wenn ihr mir eure Gagenvorstellung sofort vor die Füße werft. Es ist aber auch strategisch unklug: bin ich erstmal angefixt auf eure Mucke, bin eher mal bereit auch entsprechend zu zahlen.

Für das DIY-Booking empfiehlt es sich, durchaus flexibel zu sein, ohne sich unter Wert zu verkaufen:

"Für nur 1000 Euro den Abend" und ich mache wieder zu. Sich unter Wert zu verkaufen funktioniert zwar bei vielen Veranstaltern, ist aber auch keine Strategie mit der ihr weit kommt: "The Ingos spielen für nen Kasten Bier und eine Couch zum Schlafen" mag den ein oder anderen Veranstalter ansprechen, vermittelt aber auch, dass ihr wirklich nicht mehr wert seid. Wenn ihr dann größer und teurer werdet, fühlt sich der Promoter, der euch für umsonst hat spielen lassen, im Zweifel sogar vor den Kopf gestoßen.

Lasst euch also ein, höchstens aber zwei Mails Zeit, um mit euren Konditionen in Verhandlung zu gehen.

Presskits auf Anfrage

Nichts müllt ein Postfach mehr zu als Presskits. Sind große PDF-Dateien angehängt, kann dies sogar dazu führen, dass die Mail vom Spamfilter abgefangen wird. Besser ist eine Mail, die Interesse weckt und zum Zurückschreiben anregt. Nutzt das AIDA-Verfahren: Attention – Interest – Desire und Action. Verweist darauf, dass ihr auf Wunsch ein umfangreiches Presskit verschicken könnt und verschickt dieses bei Interesse dann auch sofort.

Fazit

Vermeidet ein paar grundliegende Fehler und ihr erhöht damit zumindest eure Chancen auf eine Antwort. Was sind eure Erfahrungen und die größten No-Gos bei der Email?