Gästelisten, Travelpartys und wie Veranstalter und Promoter darüber denken

Es erscheint ganz logisch für tourende Bands, dass sie Techniker, Merchverkäufer, Roadies, Fotografen und Videofilmer mit dabei haben. Doch viele Promoter scheinen von einer größeren Entourage genervt zu sein. Was sind die Trends, was die Dos und Don’ts aus Veranstaltersicht?

Oft bleibt das direkte an der Tour mitarbeitende Umfeld nicht der einzige Personenkreis, den Veranstalter auf "die Liste" setzen sollen. Ebenso kommt jeder, der auf Tour fährt, früher oder später zu der Gelegenheit – oder in die Verlegenheit! – die Reisegruppe, die sogenannte Travelparty, auszudehnen und nicht nur auf die Musiker in der Band zu beschränken. Ist mancher also zurecht genervt…?

Um das herauszufinden, habe ich meine eigene kleine Umfrage bei 27 respektablen Promotern, Clubbesitzern und Festivalorganisatoren gemacht. Ich wollte wissen, was die Leute WIRKLICH von unseren Anhängen halten…

Wenn es nicht von Anfang an geregelt ist

Ich kenne mittlerweile viele Veranstalter, die eine Pre-Info herausgeben, in der klar gesagt wird, wie viele Gäste und Crewmitglieder zugelassen sind. Große, wohlorganisierte Festivals verlangen eine vollständige Namensliste teilweise einen Monat vorher! Das ist auch logisch, denn jedes Mitglied bedeutet ein Maul mehr zu stopfen – und selbst die Großen kalkulieren knapper, als viele denken!

Fast alle Promoter, die ich fragte, geben jedem Bandmember genau einen Gästelistenplatz. Ausgenommen sind Crewmitglieder, doch hier scheiden sich bereits die Geister.

Die Crew – braucht man die wirklich?

Ich selbst bin immer froh, wenn jemand auf den Merchandise aufpasst und verkauft, während ich Backstage noch kurz runterkomme. Da haben die Clubpromoter auch nie etwas dagegen. Kritisch wird das bei Festivals, die einen allgemeinen Merchstand stellen mit entsprechenden Verkäufern. Die brauchen dann nämlich trotzdem ihre Kommission. Somit ist ein eigener Mercher zumindest unsinnig.

"Sofern das abgeklärt ist, ist das aber egal", ist der allgemeine Tenor meiner Interviewpartner. Wo es schwierig wird, sind Ton- oder auch Lichttechniker. Ihr fahrt einen Sound, den nur euer Techniker hinbekommt? Ihr habt eine Bühnenshow, die besonderer Hilfe bedarf und die ihr mit eurem Team einstudiert habt? Das muss in jedem Fall vorher geklärt sein!

Von den fast 30 Befragten haben immerhin 20 schon erlebt, wie eine Band einfach so einen Techniker mitbringt. "Der isst und trinkt dann bei uns und wir haben aber unseren Tontechniker gebucht", hieß es. Und weiter:

"Das ist ungünstig, denn wir können den Techniker nicht wegschicken, weil kein Fremder allein beim Equipment bleiben darf."

Nehmt also nur einen Techniker mit, wenn dies wirklich nötig und vorher abgeklärt ist! Bei professionell arbeitenden Venues sollte ein Techrider und eine kurze Absprache vollkommen ausreichen. Leider ist das aber selbst bei den großen Konzerthallen nicht immer so. Deshalb: speak up!

Roadies sind ebenfalls auf fast allen Veranstaltungen überflüssig. Festivals haben Stagehands, die für euch arbeiten. Clubs sind meist zu klein, um eine ganze Roadiecrew zu fassen. Spart euch das lieber.

Eigene Fotografen oder Filmer finde ich sehr sinnvoll, die von den Venues oder der Presse sind nicht immer da oder nicht immer gut. Denkt hier allerdings an das Hausrecht und den Datenschutz und erkundigt euch vorher, ob ihr bestimmte Akkreditierungen und Zusagen für das Festhalten der Örtlichkeit oder des Publikums benötigt!

Gäste sind tendenziell willkommen

90% der Befragten freuen sich über Gäste und vergeben die Plätze gern. "Gäste aus der Umgebung bringen ihre Freunde mit", sagt der eine. Der andere sagt:

"Das sind für uns auch immer Getränkeverkäufe. Davon leben wir."

Ganz einfach wird es sowieso mit Doordeals, denn wenn das Geld an der Tür eure Gage ausmacht, ist dem Veranstalter das häufig recht egal. "Eine Band hat auch mal statt nach einer Gage nach 50 Gästelistenplätzen gefragt", sagt ein Promoter aus Saarbrücken. Gar nicht so blöd!

Es wird auch meist nicht so eng gesehen, wenn Gäste in den Backstagebereich kommen. Über die Hälfte der befragten Leute hat gesagt, dass sie Gästen den Zutritt ins Backstage gewähren, sofern die Band das akzeptiert.

Nur Festivalbetreiber machen hier gern einmal Ausnahmen. "Oder es spielen mehrere Bands. Wenn der local support alle möglichen Leute hinten abhängen hat, fühlt sich eine ältere Band auf Tour schnell belästigt", so ein Berliner Clubbesitzer.

Auch hier gilt selbst bei großen Veranstaltungen, dass man offen darlegt, wer kommen soll. Ein "das passt schon wenn da noch einer mitkommt" kann mit steigender Bekanntheit wirklich gnadenlos nach hinten losgehen und euch schnell ins Abseits der Gunst des Promoters drängen.

Meist egal, wer das ist

Es gibt immer die Bands, die ihre Gästeliste mit lokaler Prominenz vollmachen, in der Hoffnung sich so raufarbeiten zu können. Funktioniert auch nicht selten! Dann gibt es die Bands, die so viele Kumpels wie möglich reinlassen wollen und dann gibt es wieder solche, die ihre Partner oder lokalen Liebschaften mit dabeihaben wollen. Hier wird es interessant:

Festivalbetreiber und Veranstalter größerer Locations machen hier klare Unterschiede zwischen großen und kleinen Bands. Tendenziell fragen bei kleinen Bands, Supports usw. fast alle nach den konkreten Aufgaben der jeweils anreisenden Personen und Crewmitglieder. Wer dazugehört, wird der "Freundin vom Gitarristen" vorgezogen.

Nicht so bei großen internationalen Acts: "Es ist eben so", sagt mir ein guter Bekannter, "dass die Bands, die uns mehr Geld einspielen, natürlich auch mehr kriegen dürfen. Mehr Geld, mehr Catering, mehr Gästelistenplätze. Bei einem Festivalopener zahle ich aber am Ende noch drauf, wenn die mit 10 Gästen ankommen, die alle Catering brauchen".

Hier kann man durchaus geteilter Meinung sein. Meine Gegenposition lautet: "Stell‘ dir vor, du bist sechs Wochen auf Tour. Deine Freundin ist mit dabei und vielleicht noch ein weiterer Partner eines Bandmitglieds. Streng genommen haben sie keine Rolle, weil die Crew auch mit am Start ist. Würdest du deine Freundin jeden Tag ihr Essen holen lassen, während du gemütlich hinter der Bühne sitzt?"

Auf diese Frage gibt es ganz unterschiedliche Antworten. Tendenziell ergibt sich das Bild, dass kleine Promoter ein Gratis-Catering lustigerweise lieber herausgeben, als große. Das liegt wohl daran, dass die "Kleinen" zwar tendenziell weniger Budget und weniger Gewinn haben – aber gerade mal drei der befragten Promoter, die in kleinen Clubs veranstalten, machen das hauptberuflich. Die "Großen" wiederum fast alle.

Ich persönlich finde, dass man seine Gästeliste im Rahmen halten sollte und nicht auf Teufel kommt raus so viele Leute wie möglich mitzieht, denn das kann die Veranstalter wirklich etwas kosten.

Mein Haustier muss mit

Ja, es gibt einige Berühmtheiten, auch im deutschsprachigen Punkrock (hier werden keine Namen genannt), die Backstage auf die Anwesenheit ihres Hundes bestehen. Und die dürfen das auch. Hier herrscht nämlich ebenfalls wieder das Prinzip: wer viel einspielt, bekommt auch mehr.

Circa 90% der Befragten schließen das Mitbringen eines Haustieres jedoch kategorisch aus. "Das ist in jeder Situation auch einfach nicht tiergerecht", sagt ein hauptberuflicher Konzertveranstalter. Der Müll, der Lärm und der Stress sorgen für eine unbehagliche Umgebung. Ein Festivalorganisator sagt knapp:

"Ich wurde das noch nie gefragt. Aber wenn, ich würde sofort wieder auflegen."

Ich kenne einige kleine Läden, die einen Hundenapf an der Tür stehen haben, aber selten darf man die Tiere mit hineinnehmen. Auch in einem Auto fühlen sich zumindest Hunde weitestgehend unwohl, vor allem wenn die Fahrten viele Stunden andauern. Lasst besser eure Freunde oder Verwandte auf eure Haustiere aufpassen. Erst wenn ihr euch einen wirklichen Namen erspielt habt, könnt ihr euch vielleicht die Marotte leisten, Backstage eueren Fellfreund zu knuddeln.

Wie sind eure Erfahrungen mit der Gästeliste? Wen schreibt ihr drauf, wen nicht? Und geht das immer so klar wie gewünscht?