Hit the road! Was du bei eurer Tourplanung beachten solltest

Wie kommt eine Tour zustande? Wann soll sie stattfinden? Wie kommen die Künstler von A nach B? Die Tourplanung hat so ihre Tücken. Damit nichts schiefgeht und du oder dein/e Künstler am Ende wie im Titelbild mit Sack und Pack auf der Straße stehen, haben wir hier ein paar Tipps für dich!

Es kommt ja eher selten vor, dass sich Veranstalter zusammentun und geschlossen an das Künstlermanagement oder direkt an eine Band herantreten, um nach einer Tour durch ihre Veranstaltungshäuser zu fragen. Blicken wir also auf uns selbst als Band oder Bandmanagement und fragen uns zuerst, aufgrund welches Rahmens eine Tour oder Konzertreihe unbedingt angedacht werden sollte.

Die Gelegenheit beim Schopfe packen: Vom Einzelkonzert zur Tournee

Wenn der Bekanntheitsgrad erweitert werden soll, bringt das für die Konzerte in der Regel auch eine größere Entfernung zum Heimatort mit sich. Gute Konzertlocations für solche Gelegenheiten findest du zum Beispiel im Tourarchiv der anderen Bands oder Agenturen (so zum Beispiel in der Gig-History bei den Backstage PRO-Profilen) oder du schaust mal direkt hier in den Location-Guide.

Ebenso kann eine Anfrage bei dir eintrudeln, die eine etwas längere Reise für den oder die Künstler einschließt – und Künstler aus Norddeutschland zum Beispiel fahren wohl kaum wegen eines einzigen Konzerts nach Österreich, das lohnt sich allein wegen der Reisekostenübernahme für nur einen Veranstalter nicht.

Das führt direkt zum nächsten Punkt: Auslandsanfragen, denn auch diese lohnen sich meist nicht, wenn nur ein Konzert dort gespielt wird (es sei denn, deine Künstler sind weltberühmt aber dann wirst du diesen Artikel eher zum Spaß als wegen seiner Informationen lesen).

Ein weiterer Grund für eine Tour können saisonale Besonderheiten sein, beispielsweise eine Weihnachts- oder Narrentour. Es gibt also sehr unterschiedliche Gründe, warum und wie eine Tour zustande kommt und ebenso vielfältig sind auch die Herausforderungen, die sich bei der Planung stellen. Hier ein kleiner Ausblick was auch dich bald erwarten könnte.

Die Distanzen im Blick: Von einem Ort zum nächsten planen

Ein sehr wichtiger Punkt bei der Tourplanung sind die Distanzen zwischen den Auftrittsorten. Diese sollten einerseits nicht so nah beieinander liegen, dass die potenziellen Zuschauer gleich mehrere Veranstaltungen zur Auswahl haben, nur eine besuchen und deine Künstler nur vor halbleeren Sälen spielen – das macht weder Spaß noch verdient irgendwer daran.

Andererseits sollten auch nicht zu viele Kilometer zu bewältigen sein, weil die Künstler sonst nur noch unterwegs sind, auch nicht gerade optimal. Eine Fahrzeit von sieben Stunden zwischen den Auftrittsorten sollte also eher die Ausnahme als die Regel sein, drei bis vier Stunden dagegen sind noch im Rahmen, die werden die wenigsten Zuschauer einfach mal so in Kauf nehmen.

Eine weitere Frage, die es zu beantworten gilt, ist, wie Künstler oder Gruppen von A nach B kommen. Damit zusammen hängt natürlich wie viele Künstler unterwegs sind, ob Technik oder Instrumente von den Künstlern mitgenommen werden, wie lang die Tour ist und wie viel privates Gepäck anfällt. Ein Orchester mit allen Instrumenten und Co. passt nun mal leider nicht in einen Kleinwagen und dieser kommt auch nicht mal eben von Hamburg nach Basel.

Auch klar ist, dass jedes Transportmittel Eigenheiten hat. Wenn das Auto die erste Wahl ist, muss oft ein Wagen gemietet und Spritgeld einkalkuliert werden, außerdem dauert es etwas länger als Fliegen. Letzteres geht zwar schneller, aber es muss immer Zeit zum Ein- und Auschecken eingeplant werden, ebenso will der Transfer vom Flughafen zum Hotel und zum Veranstaltungsort und wieder Retour organisiert sein. Selbiges gilt für Bus und Bahn, was auch noch eine Reisemöglichkeit ist, auf die die wenigsten Künstler Lust haben werden und die deshalb gleich ausscheidet.

Budget- und Reisekosten-Check: Eine Rundtour avisieren

Bei alledem solltest du natürlich nicht vergessen, dass Kosten anfallen. Diese möglichst fair und sinnvoll zwischen den einzelnen Veranstaltern aufzuteilen kann zuweilen eine kniffelige Angelegenheit sein.

In aller Regel zahlen Veranstalter die Kosten für die Anreise zu ihrem Veranstaltungshaus – ob der Abfahrtspunkt für die Künstler dann ihr Heimatort oder eine andere Konzertlocation ist, sollte keine Rolle spielen. Folglich ist es für Veranstalter, die weiter vom Heimatort der Künstler weg sind, günstiger, das Vergnügen im Rahmen einer Tour zu haben, da sie so nicht die gesamten Fahrkosten hin und wieder zurück tragen müssen.

Und das bringt uns zur Rundtour, der "hohen Kunst" der Tourplanung, bei der jeder Veranstalter nur einen kleinen Teil der Reisekosten trägt und der oder die Künstler zwischen keinem der Veranstaltungsorte (oder ihrer Heimat) ewig durch die Gegend gondeln.

Um eine solche Tour zusammenzubasteln bieten sich auch immer so genannte Off-Termine an. Das sind freie Anschlusstermine, die auf dem Hinweg zum ersten oder auf dem Heimweg vom letzten Veranstalter einer Tour liegen. Sie lohnen sich meistens auch bei geringerer Gage für Künstler und Management und können daher besonders ausgewiesen oder angeboten werden, z.B. für Veranstalter mit kleinerem Budget.

Off-Termine sind also eine Art Win-Win-Option für alle Seiten, wenn Anfang und Ende der Tour noch nicht optimal sind.

Need a break? Verpflegung und Unterkünfte

Diese beiden Aspekte werden oft unterschätzt, sind für die Künstler aber äußerst wichtig. Sie sind während einer Tour dauernd unterwegs, treten (fast) jeden Abend auf, haben keine Freizeit und oft wenig Schlaf – umso wichtiger sind ausgewogene Ernährung und gemütliche Unterkünfte.

Bei deiner Tourplanung solltest du deshalb darauf achten, dass es immer Frühstück und Abendessen gibt, dafür genug Zeit bleibt und die Unterbringung angemessen ist. Grundlegend dafür ist die klare Kommunikation mit den Veranstaltern und auch das schriftliche Festlegen, welche Leistungen erbracht werden.

Beispielsweise genügt es nicht, "Abendessen und Unterkunft stellt der Veranstalter" in den Vertrag zu schreiben. Vielmehr sollte es lauten: "Ein warmes Abendessen für drei Personen und die Unterbringung in drei Einzelzimmern in einem guten Dreisternehotel nahe des Auftrittsortes werden vom Veranstalter gestellt. Die beigelegte Bühnenanweisung mit Cateringangaben ist hierbei bindend." Name und Anschrift des Hotels in Absprache mit dem Veranstalter schon im Vertrag festzuhalten ist immer ganz hilfreich, dann gibt es keine bösen Überraschungen.

Wie auch bei der Verpflegung solltest du so früh wie möglich wissen, was die Vorlieben und Bedürfnisse deiner Künstler sind, ob z.B. Ein- oder Mehrbettzimmern bevorzugt werden, und diese dem Veranstalter mitteilen.

Wichtig ist auch, dass die Unterkunft nahe der Auftrittslocation ist. Was die Qualität der Unterkunft angeht kommt es natürlich auch immer auf die Künstler an. Eine Newcomerband mit einer Gage von 500 € pro Auftritt wird natürlich keine Nacht im Hilton bezahlt bekommen, aber der 20-Mann-Schlafsaal der mittelalterlichen Jugendherberge, die nur nach strammem Fußmarsch durch den mitternächtlichen Wald zu erreichen ist, ist auch nicht ganz passend.

Worauf bei der Verpflegung genau zu achten ist, findest du übrigens in unserem Artikel zum Thema Catering, der sich speziell damit befasst.

Der Kontext: Nahe Konkurrenzveranstaltungen meiden

Leider wird deine Band bzw. werden deine Künstler niemals die einzigen sein, die aktuell nachgefragt werden. Bei der Wahl von Zeit und Locations der Tour solltest du also nicht wild drauf losplanen.

Denn eventuell gibt es gerade ausgerechnet zu der Zeit ähnliche Veranstaltungen in der Nähe eines gewünschten Veranstaltungsortes, oder eine genre-ähnliche, bekanntere Band spielt kurz vor oder nach dem geplanten Termin ebenfalls dort.

Auch überregionale Events wie entscheidende Fußballspiele oder Weltmeisterschaften können Zuschauer vom Konzertbesuch abhalten. Ebenso kann die Jahreszeit Einfluss auf deine Planung haben. Im Sommer locken Open-Airs, während Konzerte in Kirchen im Winter sehr beliebt sind.

Die Tourplanung erfordert in der Tat etwas Geschick, ist aber kein Hexenwerk. Wenn du auch im Chaos die Nerven behältst, dir den Überblick bewahrst und mit allen Beteiligten offen und klar kommunizierst steht einer erfolgreichen Tour deiner Künstler nichts mehr im Weg.