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Leerer Bauch performt nicht gern

Was du als Eventmanager/in beim Catering für deine Künstler beachten solltest

Tipps für Musiker und Bands von Nadja Thomsen
veröffentlicht am 05.04.2016

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Was du als Eventmanager/in beim Catering für deine Künstler beachten solltest

Good Food - Good Music. © Maik Schwalm (123RF)

Bei der Konzert- und/oder Tourplanung gibt es oft derart viel zu tun, dass man ganz vergisst, dass die Künstler eine ordentliche Verpflegung benötigen. Diese ist nicht nur bei Touren sondern auch bei Einzelveranstaltungen vom Veranstalter zu stellen und durch das Künstlermanagement zu organisieren. Hier findest du die wichtigsten Punkte, die es dabei zu beachten gilt.

Zunächst einmal sollte jedem Booker oder Manager bewusst sein, dass "seine" Künstler möglicherweise mehrere Tage oder Wochen unterwegs sind und damit nicht jeden Abend entspannt ins eigene Bett fallen.

Daher ist eine ausreichende und ausgewogene Ernährung wichtig, um den körperlichen Stress auszugleichen und einem Krankwerden vorzubeugen. Außerdem studiert ein leerer Bauch nicht nur ungern, sondern wird auch auf der Bühne mit weniger Präsenz und Aktion glänzen.

Arbeitsgrundlagen

Für den Booker oder Manager beginnt die Arbeit noch bevor eine konkrete Veranstaltung in Sicht ist.

  • So solltest du schnellstmöglich abklären, ob es bei "deinen" Künstlern Allergien und/oder Vorlieben bezüglich der Verpflegung gibt. Bei manchen Allergien und Unverträglichkeiten kann es auch hilfreich sein, sich diese erklären zu lassen, um sie später besser kommunizieren zu können.
  • Sowohl bei Künstlern, mit denen man schon länger zusammenarbeitet, als auch bei Neuzugängen im Portfolio ist es ratsam, regelmäßig nach Bedürfnissen und Vorlieben zu fragen, da sich ja auch immer mal was ändern kann.

Die Künstler verlassen sich auf dich und das Catering ist einer der Aspekte bei dem du richtig punkten kannst, denn Liebe geht bekanntlich durch den Magen. Außerdem bedeutet gute Betreuung in aller Regel gute Zusammenarbeit, aus der sich sowohl positive Referenzen als auch zukünftig gemeinsame Projekte ergeben können, was wiederum Provisionen beinhaltet – um es mal von der betriebswirtschaftlichen Seite zu betrachten.

Prost Mahlzeit!

Außerdem ist es wichtig bei allen Schritten nicht zu vergessen, dass Catering nicht nur Essen, sondern auch Getränke einschließt. Abgesehen von den Vorlieben und Bedürfnissen deiner Künstler spielen hier noch praktische Aspekte mit rein:

Kalte und kohlensäurehaltige Getränke beeinflussen beispielsweise die Stimme. Vor Gesangsauftritten sollte also immer dafür gesorgt werden, dass die Sänger stilles, ungekühltes Wasser zur Verfügung haben – um nur ein Beispiel zu nennen, worüber man sich Gedanken machen sollte.

Planungstechnische Kniffe

Wird die Konzertplanung konkreter, dann darf neben all den anderen wichtigen Dingen jetzt natürlich auch nicht das Catering vergessen werden. Sowohl bei Einzelkonzerten als auch bei der Tourplanung ist es daher wichtig die Auftritte so zu timen, dass die Künstler zwischen Abfahrt, Ankunft, Soundcheck und Auftritt genug Zeit und Pausen für ihre Mahlzeiten haben.

  • Etwa eine Stunde morgens und abends sollte auf Touren locker drin sein, immerhin sind die Künstler den restlichen Tag auf Trab.
  • Ob das Abendessen besser vor oder nach der Veranstaltung stattfindet hängt dabei nicht nur von der Art der Veranstaltung ab, sondern auch davon wie lange es vorher keine Gelegenheit gab einen Happen zu essen. Oft bieten sich vor dem Auftritt backstage kalte Buffets mit belegten Broten, Obst und etwas Süßem an und danach ein entspanntes Abendessen.
  • Wenn übernachtet wird, was in der Regel auch bei Einzelauftritten der Fall ist, sollte auch für ein Frühstück gesorgt werden.

Was es mit dem Veranstalter zu regeln gilt

In Bezug auf den Veranstalter solltest du die Catering-Wünsche und –bedürfnisse deiner Künstler klar und freundlich kommunizieren. Es kann durchaus sein, dass es durch spezielle Lebensmittelunverträglichkeiten oder Ernährungseinstellungen zusätzlicher Klärungsbedarf entsteht.

  • Auf jeden Fall muss mit dem Veranstalter schriftlich festgelegt werden, was an Cateringleistung(en) seinerseits erbracht wird. Das kann zum einen als Paragraph im Vertrag stehen, aber auch Teil einer Bühnenanweisung oder Anlage des Technical Riders sein.
  • Auch wenn du nur das Beste für deine Künstler willst, behalte eine positiv gestimmte Zusammenarbeit mit dem Veranstalter im Auge. Nicht jeder kennt sich mit Allergien aus und nicht jeder muss bestimmte Ernährungskonzepte unterstützen – aber darum geht es bei Cateringvereinbarungen eben nicht, sondern um die gemeinsame Organisation einer gelungenen Veranstaltung für alle Beteiligten.
  • Gerade in kleineren Veranstaltungsorten kann es unüblich sein, die Künstler zu bewirten, daher solltest du diese Bedingung von Anfang an auch konsequent mitteilen, wenn du darauf bestehen möchtest. Manche Veranstaltungshäuser geben dann zum Beispiel Verpflegungspauschalen für jeden Künstler aus. In diesem Fall ist eine freundliche Bitte um eine Empfehlung für ein passendes Restaurant in der Nähe des Veranstaltungsortes oder der Unterkunft angemessen.
  • Grundsätzlich ist es nie falsch, wenn du persönlich vor Ort bist. Gerade bei Veranstaltern, mit denen man noch nicht zusammengearbeitet hat, bietet sich das auch aus netzwerktechnischen Gründen an. Immerhin ist es angenehm das Gesicht der Person zu kennen, mit der man Wochen oder Monate vorher per Email und am Telefon diese Veranstaltung geplant hat.
  • Falls du es einrichten kannst vor Ort zu sein, ist es immer gut vor den Künstlern einzutreffen, um vorab die Cateringsituation überprüfen zu können, Ansprechpartner zu treffen, einen Überblick über die Örtlichkeit zu erhalten und gegebenenfalls noch etwas zu korrigieren – beispielsweise ein paar Flaschen stilles Wasser aus dem Kühlschrank nehmen damit es nicht zu kalt ist, um das Beispiel von oben aufzugreifen.

Selbstverständlich ist es kein Beinbruch, wenn manche kleineren Dinge nicht direkt klappen –meistens reicht ein kurzer, freundlicher Hinweis an deinen Ansprechpartner für das nächste Mal aus!

Abschließend lässt sich sagen, dass das Catering ein nicht zu unterschätzender Organisationspunkt ist, aber bei guter Vorinformation und schriftlicher Klarheit eigentlich wenig schiefgehen kann. Wenn du auf einige der hier genannten Kniffe achtest, wird dabei bei der nächsten Tourplanung nichts schief gehen und deine Künstler werden nicht auf unfreiwillige Diät gesetzt.

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