Die 5 schlimmsten Fehler beim Verschicken von Pressemitteilungen per Email

Man könnte glauben, es sei leicht eine Pressemitteilung per Email zu verschicken. Die tägliche Redaktionsarbeit beweist das Gegenteil. Wir nennen euch fünf Fehler, die ihr vermeiden solltet, wenn ihr eure Pressemitteilungen per Email an einen großen Empfängerkreis verschickt.

1. Betreffs ohne Aussagekraft

Emails mit einem Betreff wie "Unsere besten Produkte" oder "Interessante Neuigkeiten" sind nutzlos und sollten besser gar nicht verschickt werden. Der Empfänger weiß nicht, was im Text enthalten ist und wird sich daher möglicherweise auch nicht die Mühe machen, reinzusehen.

Ein guter Betreff macht klar, worum es in der Pressemitteilung geht, beispielsweise: "Band XYZ: Neues Album, Video, Tour" oder "Neue Partyreihe in der Disco 3000" macht dem Empfänger sofort klar, worum es geht.

Das ist deshalb so wichtig, weil es dem Empfänger die Möglichkeit gibt, auszusortieren. Angesichts der Menge der täglichen Mails und der Tatsache, dass nicht alle Mails für den jeweiligen Empfänger relevant sind, ist das unvermeidlich.

2. Fehlende Bilder

Gute Pressefotos liefern zusätzliche Informationen und sind geeignet, eine Meldung über eine Veranstaltung, Bandaktivitäten (Albumveröffentlichung, Tour) oder Produkte ansprechend zu illustrieren.

Das Fehlen eines Bildes macht die aufwändige Suche nach geeigneten Bildquellen oder die Rückfrage nach Bildmaterial notwendig – oder führt eben zu der Entscheidung, dass es diesen Aufwand nicht wert ist.

Wichtig ist in solchen Fällen auch das Format. Ein Tourplakat im Hochformat ist beispielsweise keine Option für ein Online-Magazin, das Titelbilder im Querformat benötigt. Ebenfalls hilfreich sind Videos, egal ob es sich um ein Musikvideo, ein Produktvideo oder einen Teaser für eine Veranstaltung oder Tour handelt.

3. Überflüssige Anhänge

So wichtig es ist, geeignetes Bildmaterial mitzuliefern, so überflüssig sind Pressemitteilungen, die PDF-Anhänge enthalten. Eine Email besteht doch in der Regel aus Text, welchen Sinn ergibt es also zu schreiben: "Anbei die Pressemitteilung mit Informationen zu einem aktuellen Thema" und dann ein PDF-Dokument anzuhängen?

Viel sinnvoller ist es, den Text direkt in die Mail zu schreiben!

Wenn die eigentliche Pressemitteilung nur in einem Anhang enthalten ist, steigt schließlich auch die Wahrscheinlichkeit, dass dieser vom Empfänger nie geöffnet wird.

Natürlich bezieht sich das auf kurze Text-Dokumente im Rahmen von 1-2 Seiten. Falls ein längeres Dokument mit Bildern und Grafiken verschickt wird, ist die Versendung als Anhang natürlich unumgänglich.

4. Zu viele Emails

Es ist unnötig und ärgert nur den Empfänger, zehn Mails zu demselben Thema mit fast identischen Informationen zu schicken. Schickt eine oder bestenfalls zwei Mails und dann nur dann weitere, wenn es wirklich neue Informationen gibt!

Jede Redaktion und auch viele Veranstalter erreichen wöchentlich hunderte oder tausende Mails. Man kann nicht alles lesen, aufgreifen oder bearbeiten – und man kann auch nicht von außerhalb dazu gezwungen werden. Im Gegenteil: Eine Redaktion kann besonders nervige Gesellen auch absichtlich ignorieren.

5. Offene Verteiler

Es ist sicher interessant für manche Leser festzustellen, wen ihr in eurem Verteiler habt, aber natürlich solltet ihr einen solchen Einblick nicht gewähren. Verwendet also die Einstellung bcc (blind carbon copy) für das Verschicken von Pressemitteilungen an die Empfänger in eurem Verteiler.

Besonders Personen, die ständig mit Verteilern zu tun haben, werden eine solche Vorgehensweise als unprofessionell bewerten oder sich sogar beschweren, dass ihr ihre Email offen durch die Weltgeschichte schickt.

Und last but not least

Achtet darauf, was ihr da eigentlich verschickt. Vermeidet Fehler in euren Pressetexten und achtet auf die Qualität eures Fotomaterials! Wenn ihr eure Promotion für Konzerte, Releases und Co. weiter verbessern wollt, dann beherzigt außerdem noch diese Tipps zur Pressearbeit von PR-Expertin Iris Bernotat.