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Durch gutes Booking mit Konzerten eine treue Fangemeinde erspielen

Tipps für Musiker und Bands von Backstage PRO
veröffentlicht am 06.08.2012

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Durch gutes Booking mit Konzerten eine treue Fangemeinde erspielen

Einen Künstler live in Action erleben, gemeinsam mit anderen Fans tanzen und singen, bis der Schweiß von der Decke tropft, und dann noch ein Bild mit der Band machen, das man an Ort und Stelle mit seinen Freunden teilt… so werden aus Konzertbesuchern Fans! Aber wie kommt man als Band an Gigs?

artistguide.de & regioactive.de: Wir präsentieren euch gemeinsam ausgewählte Themen aus den Bereichen "Bildung", "Live", "Vermarktung", "Tontechnik" und "Recht" [mehr Infos].

Autorin: Susanne Krell

Booking-Agenturen

Der erste Gedanke oder auch Wunsch ist immer, bei einer Bookingagentur gesignt zu werden. Bookingagenturen leben davon, Künstler an Veranstalter zu vermitteln und nehmen dafür eine Provision von 10-20%. Das Geschäft lohnt sich für die Agentur also erst, wenn ordentliche Provisionen verdient werden können bzw. der Künstler oft genug und zu möglichst hohen Gagen verbucht werden kann.

Am Anfang einer Künstlerkarriere sind die Gagen jedoch klein und im Vergleich dazu ist der Aufwand eine Show zu buchen relativ groß. Eine Agentur muss zunächst einmal Zeit und Geld investieren. Demnach ist es für junge Bands relativ schwer eine Bookingagentur für sich zu begeistern.

Zeigt eine Agentur dennoch Interesse, sollte sie auf Herz und Nieren geprüft werden. Wichtige Fragen sind:

  • Wie viele Künstler stehen auf dem Roster (unter Vertag genommene Künstler) der Agentur?
  • Sind ähnliche Bands bei der Agentur gesignt und werden diese erfolgreich und häufig verbucht?
  • Wie viele Künstler werden von meinem Agenten betreut?
  • Hat die Agentur Zeit meine Band aufzubauen oder ist absehbar, dass andere Künstler Vorrang haben?
  • Welchen Deal bietet mir die Agentur an? Muss ich mich exklusiv verpflichten und für wie lange?
  • Welche Gageneinnahmen werden mir versprochen?
  • Hat die Agentur einen guten Ruf?

Können alle Fragen positiv beantwortet werden, steht einer Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.

Booking – do it yourself!

Backstage PRO Booking-Netzwerk: Finde passende Partner für deine Veranstaltung.

Backstage PRO Booking-Netzwerk: Finde passende Partner für deine Veranstaltung.

Alternativ kann man das Thema Booking auch selbst in die Hand nehmen. Es macht langfristig Sinn eigene Kontakte zu Veranstaltern aufzubauen und zu pflegen, denn mit ihnen verdient man als Künstler sein Geld. Eine sauber geführte Veranstalterdatenbank und guter Kontakt mit den Veranstaltern, sind eine gute Basis für die Unabhängigkeit einer Band.

 

Backstage PRO Tipp: Sei aktiv, vernetze dich mit den Musikerkollegen, nimm Gigtausch-Angebote wahr, stelle Slots zur Verfügung oder bewirb dich auf offene Slots. Die erste Anlaufstelle hierfür ist das Booking-Netzwerk auf Backstage PRO.

 

Trotz allem darf der mit Bookings verbundene Arbeitsaufwand nicht unterschätzt werden. Wichtig bei der Umsetzung ist die richtige Methode. Der Booking-Prozess an sich ist sehr kleinteilig und beginnt damit, mögliche Veranstalter zu recherchieren, einen Deal abzuschließen und endet mit einem erfolgreich abgeschlossenen Auftritt, für den man auch bezahlt wird. Diese Arbeit ist aufwendig und erfordert Gründlichkeit, lohnt sich aber in jedem Fall.

Recherche – Wo können wir überhaupt spielen?

Der Backstage PRO Locationguide in der Kartenansicht: Tauscht euch über eure Erfahrungen mit einzelnen Locations aus und recherchiert den passenden Club für euren Sound.

Der Backstage PRO Locationguide in der Kartenansicht: Tauscht euch über eure Erfahrungen mit einzelnen Locations aus und recherchiert den passenden Club für euren Sound.

Der erste Schritt ist herauszufinden, wo ähnliche Bands auftreten, welche Veranstalter hinter den Gigs stehen und wie hoch die bezahlten Gagen sind. So verschafft man sich einen guten Überblick über die Marktsituation und hat eine Grundlage für die weitere Tourplanung.

 

Backstage PRO Tipp: Im Backstage PRO Locationguide kannst du über 1000 Live-Clubs anhand von Musikerbewertungen und exklusiven Informationen (bevorzugtes Genre, Größe, Backstagesituation, Technik etc.) recherchieren.

 

Eine ideale Ausgangssituation ist, wenn man mit einer bereits bekannten Band auf Tour gehen kann. Meist werden solche Gigs nicht oder nur kostendeckend vergütet, dafür bekommt man die Chance vor einem großen Publikum zu spielen und seine Fanbase schnell zu vergrößern.

Besonders interessant sind Festivals wegen ihrer großen Reichweite. Hier lohnt es sich Festivalkalender zu durchforsten und die jeweiligen Kontaktdaten der Veranstalter zusammenzustellen. Die Festivalsaison beginnt im April/Mai und endet im September. Die meisten Großveranstalter beginnen bereits am Jahresende mit dem Booking für das folgende Jahr. Es ist also wichtig frühzeitig Kontakt mit den Veranstaltern aufzunehmen. Bei einigen Festivals gibt es ein spezielles Bewerbungsverfahren für Newcomer.

 

Backstage PRO Tipp: Behaltet zu den genannte Zeiträumen unsere Aktionen und Ausschreibungen fest im Blick. Wir kooperieren mit einer Vielzahl an Veranstaltern und versuchen, soviele Slots wie möglich anzubieten, auf die ihr euch direkt hier bewerben könnt.

 

Auf jeden Fall gilt: ohne viel Eigenengagement und Recherchearbeit geht nur wenig. Die Vorteile von Backstage PRO haben wir euch hier zusammengestellt.

Die Five "P"s: Proper Preperation Prevents Poor Performance

Um sich bei Veranstaltern seriös vorzustellen braucht man ein gut zusammengestelltes und möglichst multimediales Presskit [bei Backstage PRO analog dazu: ein möglichst gut zusammengestelltes Profil; Anm.d.Red.].

Neben guten Bildern und einer professionell geschriebenen Biographie gehören Musik und Videos sowie Links zu den geführten Social Media Profilen zum Presskit. Professionell wirkt auf ein gut gemachtes EPK (elektronic presskit). In solchen kurzen Videos wird die Band samt Mitgliedern kurz vorgestellt, eventuell ein Blick hinter die Kulissen gewährt und neben Livemitschnitten die kommenden Projekte beschrieben.

Außerdem sollte man sich vor der Kontaktaufnahme Gedanken über die Formalitäten des Bookings machen. Dazu gehören:

  • Wann stehe ich für Auftritte zur Verfügung?
  • Wie lange dauert mein Auftritt, bzw. was kann der Veranstalter von meinem Auftritt erwarten?
  • Wie sind meine Gagenvorstellungen?
  • Reisekosten: Wie reise ich an und was kostet das? Kassiere ich eine Pauschale oder bucht der Veranstalter meinen Zug oder Flug?
  • Catering: Stellt der Veranstalter mir Essen oder kassiere ich eine Essenspauschale, das so genannte Perdiem pro Person und Tag ab?
  • Unterkunft: Muss ich am Veranstaltungsort übernachten und wie viele Zimmer benötigt meine Band?
  • Travel Party: Mit wie vielen Personen reise ich an?
  • Technical Rider: Welche technischen Anforderungen hat meine Band?
  • Zahlungsmodalitäten: Verlange ich Vorkasse und wann müssen Zahlungen erfolgen?

Wenn man sich über alle Details klargeworden ist, kann es losgehen. Veranstalter sollten für den direkten Kontakt und Detailfragen angerufen werden. Sobald ein Deal abgeschlossen ist, d.h. man ist sich mit dem Veranstalter über die oben genannten Punkte einig geworden, beginnt der verwaltungsintensive Teil des Bookingprozesses.

Vom Deal bis zum Auftritt

artistguide.de: Selbsthilfe für Musiker

artistguide.de: Selbsthilfe für Musiker

Der Bookingprozeß ist sehr kleinteilig. Ist ein Deal erst einmal abgeschlossen, gilt es den Überblick nicht zu verlieren. Eine große Hilfe sind Checklisten, die die Eckdaten des Bookings festhalten. Jede Abmachung sollte schriftlich und am besten in einem Vertrag zwischen Band und Veranstalter festgehalten werden. Sobald der Vertrag vom Veranstalter unterschrieben zurückkommt, kann man den Termin als gebucht im Bandkalender vermerken. Etablierte Bands garantieren einen Termin erst mir der eingetroffenen Vorkassenzahlung. Diese Vorgehensweise ist in jedem Fall zu empfehlen, lässt sich aber bei Newcomerbands nicht immer durchsetzen. Einen Versuch ist es aber wert.

Im nächsten Schritt geht es an die Reiseplanung.

Je früher man Flüge, Züge, Autos oder Hotels buchen kann, desto günstiger wird es. Übernimmt der Veranstalter die Reiseplanung, ist es wichtig, rechtzeitig vor der Abreise zu prüfen ob, wie vereinbart, alles bezahlt und gebucht wurde.

Solche kleinen Details sind meist gute Indikatoren dafür, wie der Rest des Bookings verlaufen wird. Ist ein Veranstalter schlecht zu erreichen, bleiben Vorkassenzahlungen aus, wird der Veranstaltungs-Flyer nicht zur Freigabe vorgelegt, wird der Event nicht richtig beworben, sind die Hotelbuchungen nicht bestätigt oder liegen die Reisedaten kurz vor dem Tag des Auftrittes nicht vor, ist Vorsicht geboten! In keinem Fall sollte die Band auftreten, ohne dass alle Rechnungen beglichen worden sind. Gelder im Nachhinein einzutreiben ist mühselig und meist erfolglos.

Nach dem Gig ist vor dem Gig

Während des Gigs wurden unzählige Fotos geschossen, ihr habt eventuell auch ein Video gedreht, T-Shirts, Poster und CDs verkauft? Dann ist es jetzt an der Zeit das gesammelte Material zu verwerten und möglichst breit über alle zur Verfügung stehenden Kanäle zu streuen. Das hilft nicht nur dabei Fans zu binden, sondern auch interessanter für neue Veranstalter zu werden. Das beste Verkaufsargument ist ein feierndes Publikum in Aktion zu sehen. Gebucht wird man nämlich nur, wenn man einem Veranstalter möglichst viele zahlende Gäste in seine Location locken kann. Der erste Schritt zum nächsten Liveauftritt ist also, weitere Nachfrage zu generieren.

Es ist immer auch eine Aufgabe der Band, ihre Fanbase zu aktivieren und den Veranstalter dabei zu unterstützen, das jeweilige Konzert auszuverkaufen.

Über die Autorin: Susanne Krell

Susanne KrellNach dem Abschluss ihres BWL-Studiums wurde sie bei Heavy Rotation, einer Booking-Agentur für US-HipHop-Künstler, als Booking-Agentin angestellt. 2006 wurde das New Yorker Office der Agentur eröffnet, in dem sie als Geschäftsführerin tätig war. Seit 2009 arbeitet Susanne Krell selbständig und berät Künstler sowie Firmen in Sachen Strategische Planung und Social Media.

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