Welche Faktoren verhelfen Festivals zum Erfolg?

Das Sterben kleiner und mittelgroßer Festivals ist in aller Munde. Die Gründe scheinen auf der Hand zu liegen, aber bei näherer Betrachtung ist die Sache weit weniger klar. Wir werfen einen Blick auf Erfolgsfaktoren, die Festivalmacher selbst in der Hand haben.

Die Spaltung der Live-Branche in Stadionkonzerte und Mega-Festivals mit hoher Nachfrage und kleineren bzw. Umsonst & Draußen-Festivals, die mit zahlreichen Problemen kämpfen, zeigt sich immer deutlicher. Veranstaltungen mit jahre- oder jahrzehntelanger Tradition wie das Melt-Festival in Ferropolis oder das HipHop Open in Stuttgart wurden abgesagt, während das Maifeld Derby in Mannheim 2025 zum letzten Mal stattfinden wird.

Besonders betroffen sind kleinere Events, die weniger bekannten Acts oder Newcomern eine Auftrittsmöglichkeit bieten. Allein im Münchner Raum finden das Uferlos Festival in Freising, das Kult-Festival in Dachau oder das Puls Festival auf Schloss Kaltenberg nicht mehr statt. Manche Absagen sind endgültig, bei anderen gibt es eine Chance auf eine Neuauflage.

Steigende Kosten als Hauptfaktor?

Angesichts des großen Angebots an Kulturevents war 2025 möglicherweise eine Marktbereinigung unausweichlich. Die Krise bietet aber auch die spannende Möglichkeit, Erfolgsfaktoren auszumachen, um auch in schwieriger Lage als Festival-Veranstalter erfolgreich zu bleiben.

Allgemein geben die Veranstalter sehr ähnliche Erklärungen für die Absagen. Sabine Seeholzer, Vorsitzende Jetzt e.V. in Dachau fasst die Gründe folgendermaßen zusammen:

"Da durch verschiedene Faktoren die Kosten in den Bereichen Logistik, Security, Catering und anderen zum Teil bis zum dreifachen der Vorjahre gestiegen sind, reichten die Gelder nicht aus. Ein weiteres Problem waren die über die Jahre zunehmend höheren Auflagen, die die Lärmemissionen und die Sicherheitsauflagen betrafen."

Ehrenamtler haben Nachwuchsproblem

Diese Aussagen werfen die Frage auf: Sind steigende Kosten und wachsende Auflagen die alleinige Ursache für das Festivalsterben oder gibt es andere Faktoren, die für den Erfolg eines Festivals entscheidend sind?

Im Gespräch mit den Anbietern zeigen sich bald weitere, durchaus unterschiedliche Gründe für Absagen. Ein Faktor ist fraglos die Organisationsform: Ehrenamtliche Veranstalter wie in Dachau oder Freising haben bisweilen ein Nachwuchsproblem, das die Situation verschlimmert. 

In Dachau, wo das Kult-Festival bisher durch eine Allianz verschiedener Vereine organisiert wurde, schieden die erfahrensten Organisatoren altersbedingt aus. "Derzeit findet sich kein Verein, der die rechtliche Gesamtverantwortung und das finanzielle Risiko eingehen will", erklärt Seeholzer. 

Auch in Freising zeigt sich, dass die bisherige Organisationsform nicht mehr zum Erfolg führte. Vipo Maat, Geschäftsführer der Uferlos Kultur und Veranstaltungs gGmbH, will das Festival wiederbeleben, indem er es "gesellschaftlich breit aufstellt".

Verjüngung erwünscht

Das Scheitern mancher Festivals kommt auch dann, wenn die bisherigen Organisatoren versäumt haben, Nachwuchs heranzuziehen und eine jüngere Generation heranzuziehen. Wenn sie abtreten, fehlen Nachfolger und im schlimmsten Fall sogar das Publikum.

Ständige Neuerfindung und Weiterentwicklung des Angebots, gerade auch durch den Input jüngerer Mitarbeiter, ist unabdingbar für den nachhaltigen Erfolg eines Festivals. Auch die ehrenamtlichen Helfer sind ein wichtiger Faktor, wie Seeholzer erklärt:

"Die Zusammenarbeit verschiedener Generationen ist für ein ehrenamtliches Festival von großem Vorteil. Die Zahl von über 180 Helfer*innen beim letzten Kult-Festival haben gezeigt, dass es viele Menschen gibt, die sich nach wie vor engagieren möchten."

Helfer beim Kult-Festival in Dachau, © Jetzt.ev

Hauptamtliche Verantwortung

Einen anderen Weg geht Peter Feller, Veranstalter des Sinnflut Festivals in Erding. Er betreibt eine GmbH, die den Planungsaufwand mit Voll- und Teilzeitkräften bewältigt: "Wir sind Profis", erklärt er stolz. 

Ähnliches klingt auch im Gespräch mit Jackson Lynch an, Mitorganisator der St. Patrick’s Day Parade in München und Veranstalter zahlreicher Kultur-Events in München. Die mühsame Arbeit von Preisvergleichen hat ihm geholfen, rentabel zu bleiben: 

"In den letzten 12 Monaten habe ich Angebote für Security zwischen 20-60 pro Stunde gesehen. Für Bühne, PA, Rigging und Beleuchtung habe ich bei über 20 Anbietern Angebote für dasselbe Projekt eingeholt. Die Preise reichten von 8.000 bis 85.000 Euro. Vergleichen lohnt sich wirklich." 

Der Mehraufwand dieser Preisvergleiche ist natürlich für Hauptberufler leichter zu bewältigen, zeigt aber, wie wichtig es ist, an solchen Stellschrauben zu drehen und Preissteigerungen nicht einfach so hinzunehmen.

Unterschiedliche Intensität der Auflagen

Auch hinsichtlich der Auflagen stehen die Festival-Anbieter unter Druck – aber der ist durchaus regional unterschiedlich. Seeholzer sieht im direkten Münchner Umland kaum noch Platz für Festivals, da die Lärmschutz-Auflagen den Ausschank nach 22:00 Uhr verhindern würden – und dabei gerade in die Zeit fallen würden, in der der meiste Konsum anfällt. "Jede*r möchte gerne kulturelle Veranstaltungen besuchen, aber keiner will Lärmbelästigung in der eigenen Nachbarschaft", resümiert sie. 

Fellers Sinnflut Festival ist weiter vom städtischen Zentrum in Erding entfernt. Deshalb sieht er den Knackpunkt weniger bei den Lärmauflagen, sondern eher im Bereich Sicherheit: der Schutz gegen Anschläge erfordert neue Konzepte, die von der Stadt genehmigt werden müssen. Feller ist zuversichtlich, dass offene Gespräche zum Erfolg führen werden. 

Ständige Gespräche mit den verantwortlichen Stellen und ein enger, produktiver Kontakt sind daher ein weiterer Faktor für den Erfolg von Festivals. Fehlende Genehmigungen sind der Todesstoß für jedes Festival.

Übersättigung und fehlende Kauflaune?

In anderen Punkten ist das Bild dagegen unklar, so etwa bei der Übersättigung des Marktes. Zweifellos gibt es ein großes Angebot an Kulturveranstaltungen, doch hat dies die Kauflaune wirklich gedrückt? 

Jackson bezeichnet 2024 als das beste Jahr seiner Unternehmensgeschichte, Fellner bemerkte beim Sinnflut Festival großen Ansturm, aber wenig Konsumlaune. Das Uferlos Festival dagegen hatte weniger mit sparsamen Gästen als mit miserablem Wetter zu kämpfen – ein weiterer Faktor, der sich naturgemäß am wenigsten beeinflussen lässt.

Das Konsumverhalten der Besucher zeigt sich jedenfalls von Festival zu Festival sehr unterschiedlich und ist kaum auf einen Nenner zu bringen. 

Erfolgsfaktoren: so funktionieren Festivals auch 2025

So unterschiedlich die Randbedingungen und so vielfältig die Orga-Teams der einzelnen Festivals auch sind, so zeichnen sich doch Wege ab, die für kleine und mittelgroße Festivals gangbar sind und den Erfolg zumindest wahrscheinlicher machen.

1) Straffe, professionelle Organisation

Ein Festival verursacht das ganze Jahr über Arbeit in der Planung: "Die Organisation muss klar und straff geplant sein, um den nötigen Aufwand möglichst gering zu halten. Zu den wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Festival gehört der Kostenüberblick bzw. ein Kostendeckel", so Fellner. 

2) Enge Kommunikation mit Kommunen und Behörden

Die offene, zugewandte Kommunikation und Zusammenarbeit mit der Verwaltung der Städte und Gemeinden erleichtert vieles. Dies bedeutet langfristige Kontaktpflege und Networking. So lassen sich gemeinsam die besten Konzepte im Hinblick auf die Auflagen finden.

3) Sorgfalt beim Einholen von Angeboten

Jacksons Zahlen sprechen für sich: Es wird immer wichtiger, möglichst viele Angebote über benötigte Leistungen einzuholen. So sieht es auch Peter Fellner: "Wenn man ein Festival für die Besucher attraktiv und kostengünstig gestalten will, ist das unabdingbar."

4) Ein altersmäßig diverses Team

Nachwuchssorgen haben das Kult-Festival in Dachau verhindert und machen den Sinnflut- und Uferlos-Festivals zu schaffen. Eine zentrale Aufgabe der Organisatoren besteht darin, die nächste Generation der Veranstalter heranzuziehen. 

5) Gutes Wetter

Natürlich können sich Festival-Anbieter ihr Wetter nicht aussuchen. Aber eine mögliche Strategie zur Minimierung des Risikos kann die zeitliche Diversifizierung sein.

Das "Isle of Summer"-Festival in München hat inzwischen drei verschiedene Termine, die über das ganze Jahr verteilt sind und auch das Uferlos Festival hat begonnen, mehrere Konzertnächte zu organisieren. 

Das Uferlos Festival in Freising will mit neuen Ideen zurückkehren, © Redtec Productions

Fazit: Zusammenhalt und Know-How-Transfer

Festivals sind eine beliebte Spielart des Kulturbetriebs, deren Erfolg nicht von ungefähr kommt: Im besten Falle vermitteln sie ein Gefühl von Freiheit, das mit Musik und Sommer bestens harmoniert. 

Ihre Organisatoren, ob ehrenamtlich oder gewerblich, investieren viel Arbeit und nehmen große Risiken auf sich, um die Events auszurichten. Trotz allem Enthusiasmus und aller Leidenschaft, mit der sie zu Werke gehen, benötigen sie Unterstützung – durch Kulturförderung und partnerschaftliche Konzepte bei nötigen Auflagen, aber auch bei der Vermittlung von Know-How in der oft mühsamen Planungsarbeit. 

Daher sind auch Musikliebhaber – gerade auch einer jüngeren Generation – gefragt, diese Festivals zu unterstützen und die Schaffenskraft in die richtigen Bahnen zu lenken, aber auch für eine neue Generation fortzuführen. Vor dem Hintergrund des verbindenden Charakters der Musik ist dies ein wichtiger Baustein für eine harmonische Gesellschaft - und gerade in Zeiten der Polarisierung ein unschätzbares Gut.