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Von KPP und Bürokratie

Wer auftreten will, muss freundlich sein: Grundsätze im Umgang mit Veranstaltern

Tipps für Musiker und Bands von Nadja Thomsen
veröffentlicht am 06.09.2016

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Wer auftreten will, muss freundlich sein: Grundsätze im Umgang mit Veranstaltern

Freundlich, verbindlich und immer mit dem richtigen Taktgefuehl - solch ein Umgang miteinander sollte Musikern und Veranstaltern nicht schwer fallen. © bruno135 / 123RF

Locker bleiben, gekonnt Anekdoten und Späße platzieren, dabei trotzdem professionell wirken und das Konzert zu den für dich und deine Künstler besten Konditionen klarmachen – ist eine Kunst und will gelernt sein. Hier haben wir ein paar kleine Tipps mit großer Wirkung zusammengestellt.

So offensichtlich es klingen mag, aber alles,…
wirklich alles sollte immer restlos geklärt werden!

Denn so logisch und einleuchtend sie für dich sein mögen, so ungewöhnlich können deine Wünsche bzw. die deiner Künstler für manche Veranstalter sein. Vor allem bei Veranstaltern, mit denen du das erste Mal zusammenarbeitest, solltest du nicht davon ausgehen, dass ihnen alle für dich natürlichen Abläufe klar sind. Außerdem hat jeder Veranstalter eigene Geschäftsabläufe, mit denen deine bzw. die Wünsche deiner Künstler kollidieren können.

Kurz, prägnant, präzise

Das findet man durch gute Kommunikation heraus und nur dann kann man diese Schwierigkeiten überwinden. Ebenso solltest du dir vor Augen führen, dass die wenigsten Veranstalter nur mit dir zusammenarbeiten. Gerade in großen Häusern spielen sehr unterschiedliche Künstler, oft auch genreübergreifend, und kein Veranstalter kann überall Experte sein.

Mach es dir und allen Beteiligten leicht, indem du alle deine Wünsche aussprichst, wenn nötig erklärst und dasselbe deinem Gegenüber gestattest. Dabei ist es sinnvoll abzuwägen, wie ausführlich das sein soll, da keiner von euch ewig Zeit hat – keep it simple, oder auf Deutsch, kurz, prägnant, präzise.

Taktgefühl – der Ton macht die Musik

Wie bereits erwähnt ist das Prinzip KPP (kurz, prägnant, präzise) eine bewährte Methode der effizienten Kommunikation, doch das schließt Freundlichkeit natürlich keineswegs aus. Lieber eine Email mehr geschrieben und einen Veranstalter mehr im Netzwerk, als einen Punkt mehr auf der (inoffiziellen) Blacklist.

Bei guten Kunden – also Veranstaltern, die ordentliche Gagen zahlen, verlässlich und nett sind, bei denen deine Künstler schon öfter zu Gast sein durften und das Haus voll wird – machen kleine Gesten der Zuneigung auch Eindruck und festigen die Partnerschaft, denn eine Hand wäscht die andere.

Nette Gesten

Auch neue Kontakte mit attraktiven Veranstaltungsorten kann man mit diesen Gesten gewinnen: Deine Künstler bespielen zufällig einen Ort in der Nähe? Wie wäre es mit einem Angebot, den neuen Kontakt auf die Gästeliste zu setzen, damit er oder sie sich einen persönlichen Eindruck machen kann?

Das zeigt auch ganz nebenbei, dass du den Überblick über Touren und Konzerte hast und deine Künstler nicht gänzlich unbekannt sind, was eine gewisse Sicherheit für den Veranstalter ist.

Sprache und Dialekt

Den richtigen Ton zu treffen, dazu gehört noch, dass du die Grundzüge deiner Arbeit auch in einer anderen Sprache schaffst, wenigstens auf Englisch. Dazu musst du keinen Doktortitel in englischer Rhetorik absolvieren, die nötigen Vokabeln und ein bisschen Small Talk draufzuhaben wirkt aber schon Wunder.

Die Königsdisziplin ist dann der Dialekt – selbstverständlich meinen wir hier deutsche Dialekte, wenn du in anderen Sprechen genauso fit bist, umso besser. Stell dir vor, ein sächsischer Veranstalter ruft an und du, gebürtiger Sachse, kannst nach der hochdeutschen Begrüßungsformel direkt umschwenken – das schafft sofort eine gemeinsame Basis.

Grundsätzlich gilt, ein gutes Situationsgespür und ein entsprechendes Verhalten beugen den meisten Missverständnissen und peinlichen Momenten vor – wenn sich alle wohlfühlen kommt man am schnellsten zum besten Ergebnis.

Das Prinzip der freundlichen Verbindlichkeit

Was zunächst ungewohnt klingt ist eigentlich recht einfach. Zum Beispiel in der Kommunikation mit den Veranstaltern die "letzte Juniwoche 2017 ins Auge fassen", wenn kein Datum direkt festgelegt werden kann, statt "Juni 2020 im Hinterkopf zu behalten". Man sollte dann sogar direkt einen Termin für das nächste Gespräch ausmachen ("Wiedervorlage"), in dem beide ihre aktualisierten Kalender parat haben.

Freundliche Verbindlichkeit schließt auch ein, dass man Abmachungen nicht nur trifft, sondern sich auch selbst daran hält und gegebenenfalls dasselbe vom Gegenüber einfordert. Statt zahllose Emails mit Terminvorschlägen hin- und herzuschicken, vorbereitet sein und telefonieren – das geht schneller und ist dazu noch persönlicher.

Schriftlichkeit

"Denn, was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen."

Diese Worte schrieb Goethe im ersten Teil der Tragödie um Faust und auch heute haben sie noch einiges an Wahrheit in sich. Zwar werden sie oft ironisch verwendet, doch nach der Gesetzeslage in Deutschland haben mündliche Absprachen kein Gewicht, vor allem, wenn es eine (gegensätzliche) schriftliche gibt.

Auch der traditionelle Handschlag zählt gegen ein Schriftstück leider herzlich wenig. Daher sollten nicht nur die wichtigsten Punkte verschriftlicht werden. Bestandteil des Vertrages sind optimaler Weise neben Auftrittsdatum, -zeit und –ort sowie Gage und Technical Rider auch Cateringabgaben, die genaue Unterkunft, Zugabenregelung, Fahrtkosten und Marketingaufwendungen.

Tipp: Ladet euch hier den Mustervertrag von Backstage PRO als PDF herunter

Wenn sich nach Vertragsabschluss Änderungen ergeben, sollten diese nicht nur (telefonisch) abgesprochen sondern auch schriftlich festgehalten werden – entweder als gesprächszusammenfassende Email oder bei essentielleren Dingen als Vertragsanlage mit Unterschriften von beiden Seiten. Auch wenn es einen erheblichen Mehraufwand bedeutet, im Zweifelsfall lohnt es sich immer: lieber einmal zu viel Aufwand als eine fehlende Unterkunft oder eine nichtexistente Gage riskiert.

Nur Mut!

Um Veranstalter von deinen Künstlern zu überzeugen und den nächsten Gig klarzumachen bedarf es also keiner Magie, schließlich sind auch Veranstalter nur Menschen. Mit einer guten Mischung aus Situationsgespür, Taktgefühl und einem klaren Ziel vor Augen bist du bestens gewappnet für deine nächsten Verhandlungen.

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